outsourcingRecursos Humanos RRHH Press – La multinacional de gestión de Recursos Humanos y Nómina ADP, conjuntamente con CorporateLeaders, ha presentado el estudio ‘¿Por qué externalizar? ¿Por qué ahora?’, un informe que presenta el gran cambio que se está viviendo en el desarrollo de la actividad empresarial y de qué manera la externalización puede impulsar a las empresas, reduciendo sus costes e incrementando sus beneficios.

En estos tiempos difíciles, la agilidad empresarial es clave. Hay que reducir costes, pero limitarse a sacrificar recursos y plantilla perjudica al desarrollo de la actividad empresarial.

Las empresas deben tomar hoy las mejores decisiones para colocarse en la posición de la empresa que quieran ser cuando la economía se recupere. Resulta esencial que las empresas estén preparadas para el cambio y puedan adaptarse rápidamente, dependiendo de las condiciones del mercado. No se puede avanzar hacia la prosperidad reduciendo costes y plantilla ya que eliminamos conocimiento y experiencia vital para nuestra empresa.

Agilidad, vital para el éxito del negocio

El departamento de Análisis de The Economist descubrió que casi el 90% de los directivos considera que la agilidad empresarial resulta vital para el éxito del negocio, pero más de una cuarta parte de las personas consultadas por esta publicación afirmaron que se encuentran en una desventaja competitiva porque no son suficientemente ágiles para adaptarse a los cambios del mercado.

Para poder adaptarse al cambio, las empresas necesitan liberar recursos y responder mejor ante las condiciones cambiantes del mercado. Las empresas que lo hacen correctamente tienen más probabilidades de ser más productivas, y contar con procesos operativos más fuertes para recuperarse antes de las recesiones económicas.

La externalización es una forma de que las empresas aporten agilidad a sus operaciones proporcionando la flexibilidad necesaria para capear los cambios en el clima económico, ya sea al producirse un repunte o en tiempos de estabilidad.

Los argumentos a favor de la externalización son sólidos, y su éxito se basa en la maximización de tres áreas claves: recursos, personal y procesos.

Recursos. Maximizar el flujo de efectivo. La externalización permite a las empresas mejorar los recursos como incrementar los márgenes brutos, liberar flujo de caja para objetivos vitales para la empresa, reducir costes y proporcionar escalabilidad.

Personal. Maximizar la productividad. La subcontratación de funciones rutinarias y administrativas permite al personal realizar un trabajo más estratégico, incrementa la productividad y compromete a la plantilla.

Las empresas que aprovechan estas oportunidades disminuyen de tamaño y se centran más en sus actividades empresariales principales con mayor probabilidad, no solo de capear el temporal, sino de contar con una plantilla más productiva y comprometida, lo que les permitirá situarse en una mejor posición para aprovecharse de la recuperación más rápidamente que sus competidores.

Proceso. Estandarización y cumplimiento. Los proveedores de externalización pueden proporcionar procesos de forma más rápida y eficiente y, por lo tanto, con mayor eficacia en costes respecto a una gestión internalizada.

Según un estudio de Gartner, el mercado de servicios BPO relacionados con nóminas creció un 5,2% en 2011. El Banco Mundial aconsejó recientemente a los países que se prepararan para un largo periodo de volatilidad en la economía mundial y muchas empresas han estado planificando activamente incrementar el alcance de sus contratos de externalización. Sin embargo, hacer las cosas de forma incorrecta puede causar más perjuicio que no externalizar procesos ineficientes desde el principio.

La externalización ayuda a mantener los procesos de organización por delante de los cambios, en lugar de reaccionar frente a ellos, lo que puede resultar costoso. La externalización transfiere riesgos de la empresa que compra al distribuidor, una consideración importante en tiempos de incertidumbre.

Consejos para un outsourcing de éxito

Por último, ADP ha aportado unas pautas para acometer con éxito un proceso de externalización, en el que se incluyen los siguientes puntos:

1. Tenga sus objetivos claros. Los potenciales proveedores de externalización necesitan comprender lo que usted espera lograr con el fin de presentarle propuestas realistas. Proporcióneles la mayor cantidad de información posible y precisa sobre el trabajo que planea externalizar, el nivel de servicio que espera y cuáles serán sus requisitos de calendario.

2. Analice los antecedentes del proveedor. Analice los antecedentes de resultados del proveedor hablando con otros clientes. Asegúrese de que el proveedor sea financieramente estable y posea experiencia de trabajo con empresas más o menos similares a la suya en tipo y tamaño.

Un proveedor que solo ha trabajado anteriormente con empresas pequeñas, por ejemplo, puede no tener la capacidad de prestar un servicio de buena calidad a una empresa con varios miles de empleados. Por encima de todo, no tenga miedo a realizar preguntas de investigación. El proveedor también debe tomarse el tiempo de comprender su empresa, lo que constituye una diferencia clave entre ser simplemente un distribuidor y ser un auténtico socio empresarial.

3. Considere la adaptación cultural. Visite las oficinas del proveedor y hable con empleados para asegurarse de que existe una buena adaptación cultural entre las dos empresas. Comente su propia cultura de empresa y marca como empleador con el proveedor.

4. Acuerde el precio correcto. Aunque nunca es buena idea seleccionar un proveedor basándose exclusivamente en el precio, obviamente, el precio del negocio será de importancia vital para su empresa. Asegúrese de que el contrato que firma relaciona los pagos con la consecución de objetivos de rendimiento claramente definidos, de forma que sepa exactamente por lo que está pagando. Al considerar el precio total del negocio, recuerde incluir cualquier inversión que necesite realizar para desarrollar sus habilidades de gestión de la relación con el proveedor de su propia empresa.

5. Incorpore flexibilidad. Como es probable que las asociaciones de externalización duren muchos años, el contrato también debe establecer fechas para la revisión del acuerdo. Esto le permitirá ajustar la relación según necesiten los cambios en su empresa o en un entorno empresarial más amplio.

6. Gestione la relación. Como cliente, debe esperar que el proveedor invierta en las habilidades y técnicas necesarias para prestar un servicio de calidad. Pero, su propia empresa también necesita invertir en el desarrollo de la capacidad de gestionar la relación de externalización.

Según Jesper Lillellund, socio de CorporateLeaders, “cualquier transición de una prestación de servicios de Recursos Humanos interna a externalizada representa un cambio importante para la empresa que adquiere el servicio y debe gestionarse como tal. Pero, si se gestiona correctamente, la externalización de Recursos Humanos puede desempeñar un papel clave a la hora de ayudar a las empresas a sobrevivir durante la turbulencia económica actual y prepararse para lo que depare el futuro”.

RRHHpress

 

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