Recursos Humanos RRHH Press - La implantación del método ‘Getting Things Done' (GTD) en las empresas supone un aumento de la productividad personal, según afirmó José Miguel Bolívar, experto en este sistema, en una sesión de trabajo organizada por Hays, multinacional británica de selección de personal cualificado, y Centro de Estudios Garrigues.
Bolívar cuenta con una larga trayectoria en el sector de Recursos Humanos y es un reconocido experto del método GTD de gestión del tiempo creado por David Allen.
Durante la ponencia, Bolívar expuso las dos claves sobre las que pivota el método: control, o tener el “mapa mental” de tareas que hay que desarrollar, y perspectiva, que equivale a conocer las consecuencias.
Bolívar introdujo la tesis GTD tras dibujar una panorámica rápida sobre la evolución de la gestión del tiempo y tareas en la Historia. “Nuestra referencia más inmediata y una de las más conocidas en productividad personal y gestión de tareas es la Matriz de Eisenhower: mediante un esquema se clasifican las tareas en urgentes, importantes o urgentes e importantes. En la actualidad este método es ineficaz, ya no es suficiente. Las nuevas tecnologías han hecho que las tareas lleguen de forma continua y que cada minuto tengamos que tomar nuevas decisiones”, afirma Bolívar.
“El ritmo laboral actual es muy estresante, y es necesario aplicar un método de trabajo que reduzca el nivel de ansiedad mediante la organización de tareas”. Para ello propone la adopción del método GTD, “un método del siglo 21 para el siglo 21”. Se trata de un sistema basado en hábitos, que se centra en la gestión de la atención más que del tiempo, modificando la forma de trabajar más tradicional y eliminando la creencia de que la productividad es equivalente a realizar muchas actividades, como un factor cuantitativo.
El punto de partida es considerar la definición de la tarea como parte del trabajo, cuestión que aclararía los pasos a seguir, marcados por los conceptos ‘Control’ y ‘Perspectiva’.
Control es un concepto que en GTD se desarrolla en cinco pasos. En primer lugar, capturar (creando, por ejemplo, un calendario de compromisos), en segundo lugar, aclarar los elementos del inventario. Después, organizar las tareas mediante la toma de decisiones, sobre las cuales reflexionaremos antes de pasar a la acción en el quinto paso: hacer.
Perspectiva, por su parte, es un concepto que se desarrolla en seis niveles, como un factor temporal: Hoy / Esta semana / Áreas vitales / Este año / Próximos años / Vida.
“El reto es dejar atrás la idea de una organización productiva compuesta por personas innovadoras y llega al desafío de crear una organización innovadora mediante personas productivas”, añade Bolívar. “¿Los puntos imprescindibles? Vaciar la mente, vertiendo las tareas por hacer en una agenda que funcione como una ‘extensión de nuestra mente’, aclarar cuáles son las tareas que debemos realizar y revisar”.
GTD es un método que ya funciona con gran éxito en numerosas empresas en Silicon Valley y que se está comenzando a implantar en España.
Según Sergio Hinchado, National Sales Manager de Hays, “la metodología GTD ayuda a definir nuevas prioridades y a avanzar en la gestión del ritmo de trabajo actual y los cambios e incertidumbres propios de nuestra era”.
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