whatsappRecursos Humanos RRHH Press. En septiembre de este año éramos testigos de cómo WhatsApp alcanzaba la cifra de 900 millones de usuarios en todo el mundo. El informe de Reuters Institute Digital News apuntaba entonces que España era el país con más usuarios de la popular aplicación de mensajería multiplataforma.

No cabe duda de que nuestro país se ha rendido a los encantos de WhatsApp -presente en el 70% de los teléfonos móviles-, hasta el punto de que la Fundéu BBVA recomendaba en febrero de 2014 “wasap”o “wasapear” como adaptaciones a incorporar oficialmente a nuestro vocabulario por su uso muy frecuente y extendido.

Con semejante nivel de aceptación, las empresas han ido adoptando con naturalidad WhatsApp a sus estrategias de marketing. Por ello, no es de extrañar que los responsables de comunicación interna de las compañías se planteen la incorporación de este sistema al ramillete de canales de comunicación con sus empleados, si es que no lo han hecho ya.

Las razones para hacerlo son numerosas, aunque podemos destacar su extensión, ya que la mayoría de los empleados seguramente contarán con la aplicación en su teléfono móvil, sea este su teléfono personal o de empresa, y la sencillez, como una de las principales razones de éxito de la plataforma, ya que no hay que explicar cómo funciona. Es intuitivo, rápido, simple.

De la misma manera, sus usos pueden variar. El responsable de comunicación interna verá otra serie de ventajas, como la posibilidad segmentar la audiencia, la inmediatez en el envío de comunicaciones, una interacción real, las posibilidades de compartir archivos, ubicaciones, links o mensajes, todo ello en una plataforma a coste cero.

Podríamos seguir enumerando ejemplos, ventajas y beneficios de utilizar esta herramienta de mensajería instantánea en el mundo empresarial, pero, a diferencia de los grupos que creamos en nuestro tiempo personal, el tipo de comunicación que una compañía establece con sus empleados -selección de canales incluida- puede ser determinante en el tipo de relación de éstos con su empresa. La cosa es seria, por lo que hay que sopesar más aún los argumentos en contra.

Entre ellos se encuentra el tema de la seguridad, ya que se trata de una herramienta que no es 100% estable y segura, a lo que hay que añadir el tema de la privacidad; en este sentido, si a nivel particular a muchos usuarios les irrita que uno de sus contactos pueda ver si ha recibido o visto un mensaje o a qué hora se ha conectado, imaginemos qué pueden pensar si se trata de su jefe.

En esa misma estela se encuentra la gran virtud de su sencillez, que es también un gran inconveniente, puesto que la forma en que una empresa puede comunicarse con sus empleados a través de este medio es simple, limitada, muy básica y, como mucho, puede realizarse solo mediante grupos de hasta 50 contactos.

Esto nos lleva a la bidireccionalidad ¿De verdad están las empresas preparadas para la interactividad que permite un grupo de WhatsApp? En cualquier caso nosotros recomendamos crear listas de distribución de contenido, mejor que grupos.

En definitiva, muchos elementos a tener en cuenta que se multiplican a medida que aumenta el tamaño de la compañía

Entonces, ¿me lanzo o no?

Ante este panorama, la comunicación interna tampoco puede ser eternamente la hermana prudente de todas las vertientes de la comunicación. Por eso, WhatsApp no debe darnos miedo.

No se trata de lanzarse a la piscina sin flotador y sin saber nadar, pero sí sopesarlo y, al menos, plantearse ciertas preguntas que nos ayudarán a valorar un posible uso.

En primer lugar ¿qué tipo de empresa soy? ¿Encaja esta forma de relación informal con mi estilo de comunicación?

El siguiente paso sería preguntar a los empleados, ellos te dirán si les parece útil, intrusivo, irrelevante…Ten en cuenta cuál es su perfil, pues, a menudo, tendemos a pensar en empleados que pasan la mayor parte de su tiempo frente a un ordenador, pero hay empleados que trabajan en itinerancia, otros que están de cara al público o, incluso, en zonas rurales con poco acceso. ¿Cubre esta herramienta sus necesidades específicas de comunicación con la empresa? Su respuesta será realmente útil.

Siéntate con tu CIO, analizad conjuntamente pros y contras, si la infraestructura con la que contáis permite un uso generalizado o habría que facilitar terminales o acceso. A continuación, siéntate con el responsable de tu departamento legal o asesórate sobre qué aspectos debes tener en cuenta (LOPD, una confirmación previa por escrito que acepte el uso por parte del empleado…).

En cualquier caso, deben estar claros los criterios y los límites, y es importante que todos los empleados los conozcan: aclarar si será algo voluntario, si se va a facilitar acceso o no, enfatizar que no se utilice para compartir información confidencial, etc.

De la misma manera que WhatsApp llegó a nuestra esfera privada y muchos ya no saben vivir sin él para comunicarse con su entorno, debemos plantearnos si, como empresa, podemos formar parte de dicho entorno de una manera tan natural como controlada.

La comunicación interna no debe basarse exclusivamente en el principio de precaución; hay que analizar bien los canales, pero no cerrarse nunca a nuevas posibilidades, o, si no, nuestras organizaciones nunca serán percibidas como abiertas, flexibles y con iniciativa en la comunicación con sus empleados.

Maria Cobos

María Cobos - Directora de Cuentas Corporativo en Cohn & Wolfe

 

Utilizamos cookies propias y de terceros para posibilitar y mejorar su experiencia de navegación por nuestra web. Si continua navegando, consideramos que acepta su uso.