Recursos Humanos RRHH Press. En los últimos años, muchas empresas están dirigiendo sus estrategias a convertir los espacios de trabajo en entornos sin papel. La llegada de los smartphones, el Internet inalámbrico o las redes basadas en la nube han contribuido enormemente a que los flujos de trabajo sean cada vez más digitales.
Coincidiendo con la celebración hoy, 22 de abril, del Día Mundial de la Tierra, una jornada a nivel global para concienciar a la población sobre la importancia de cuidar el medio ambiente, Nuance Communications, Inc., proveedor líder mundial de soluciones de lenguaje y voz, ha destacado cinco beneficios de reducir el uso del papel en los procesos de trabajo.
1) Reduce el desperdicio de recursos. Las organizaciones que apuestan por la sostenibilidad están minimizando su impacto medioambiental y recortando gastos innecesarios. Para ello, han fomentado cambios en sus hábitos de consumo, que van desde limitar el uso de papel, convirtiendo sus procesos de negocio en digitales, a instalar software que permite a los empleados rellenar formularios o firmar documentos electrónicamente.
Además, las organizaciones pueden controlar el consumo de papel mediante la adopción de un software de gestión de impresión. De esta manera, realizan un seguimiento de los costes y establecen parámetros para imprimir de forma eficiente.
2). Aumenta la eficiencia. Un reciente estudio de Xerox revela que el 46 % de los empleados de las pymes pierden diariamente mucho tiempo durante su jornada laboral debido a que realizan procesos con grandes cantidades de papel.
Con la digitalización de los documentos, los profesionales pueden buscar, editar y modificar electrónicamente la información que necesitan para realizar su trabajo. De esta forma, pueden trabajar en proyectos simultáneamente y almacenar estos archivos en la nube asegurando el acceso tanto dentro como fuera de la oficina.
3) Mejora la seguridad. La información es el activo más valioso de las empresas. A pesar de que se está hablando mucho de ciberseguridad y hackers, la información en papel es una de las más vulnerables a sufrir pérdidas. La digitalización de los datos permite reforzar la seguridad y proteger la información de valor.
Por otra parte, la impresión también es un riesgo de seguridad importante. Los expertos señalan que un 20 % de los trabajos de impresión no se recuperan de la impresora; en consecuencia, la información sensible queda desprotegida y es susceptible de interceptación o distribución accidental.
4) Adaptarse a los millennials. Según un informe de Pew Research Center, los millennials representan el mayor porcentaje de la población desde 2015, y, consecuentemente, la fuerza de trabajo más numerosa. La mayoría de los miembros de esta generación traen consigo nuevas tendencias relacionadas con la tecnología en el lugar de trabajo y el impacto ambiental.
Otro estudio de PwC revela que el 78 % de los millennials considera que el acceso a la tecnología les permite ser más efectivos en el trabajo. Además, la preocupación por el medio ambiente tiene un enorme peso en esta generación. Según un informe elaborado por The Glass Packaging Institute, el 83 % de los millennials considera que ser ecofriendly mejora la calidad de vida.
5) Integra la movilidad. En los últimos años, trabajar en casa o en otro lugar fuera de la oficina se está convirtiendo en una opción muy popular entre los empleados. Las redes basadas en la nube y la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar han aumentado la viabilidad del teletrabajo para muchas organizaciones.
Para garantizar la máxima productividad de los empleados, las empresas deben digitalizar sus procesos de trabajo y ofrecerles las herramientas de trabajo necesarias para llevarlos a cabo.
En este sentido, aplicaciones como la firma electrónica o la captura móvil, una tecnología que utiliza los smartphones u otros dispositivos móviles para tomar una imagen de los registros en papel y producir una copia de trabajo digital, pueden eliminar la necesidad de imprimir, escanear o enviar faxes desde casa o la oficina.
Pero los beneficios de la digitalización no acaban aquí. Además de reducir el desorden y organizar eficientemente la información, la transformación digital de las organizaciones también reduce el estrés de los empleados y les motiva al disponer de nuevas herramientas y formas de trabajar.
De ahí que las empresas que se adapten a los nuevos entornos y evolucionen hacia una cultura sin papel serán sinónimo de éxito.
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