RRHH Press. Las empresas podrían ahorrar entre un 10% y un 25% de media en el gasto en reuniones y eventos al aplicar las mejores prácticas en la política y el cumplimiento, la contratación y los procesos, según se desprende de un estudio realizado por CWT Travel Management Institute, unidad de investigación de Carlson Wagonlit Travel (CWT), líder global especializado en la gestión de los viajes de empresa.El estudio también pone de relieve que el gasto en reuniones y eventos representa de media entre un 0,5% y un 1,5% de los ingresos de las empresas, en función del sector de actividad, o entre el 35% y el 60% del importe que gastan por separado en los viajes de empresa puntuales.
Falta una estrategia
A pesar de la importancia del gasto, muchas empresas no cuentan con una estrategia en materia de reuniones y eventos, con las políticas o los procedimientos necesarios para optimizar su gasto y centrarse mejor en sus objetivos comerciales.
Según Christophe Renard, vicepresidente corporativo de marketing e inteligencia empresarial de CWT, una gestión eficaz de la actividad de reuniones y eventos no sólo ofrece un ahorro de los costes. “Las empresas con un buen programa de reuniones y eventos no pretenden conseguir el ahorro a cualquier precio. Buscan un rendimiento real de su inversión. Sus decisiones se basan en objetivos comerciales y tratan de implicar a todos los departamentos de la organización, incluida la unidad de compras, para garantizar que toman un enfoque equilibrado”, señala Renard.
Los tres factores principales del ahorro
Las empresas con un programa de reuniones y eventos bien gestionado se centran, por un lado, en crear o mejorar la política de la compañía en esta materia, reforzando el cumplimiento en la organización. Por otro lado, trabajan con un número limitado de proveedores preferentes, recurren a agencias de contratación profesionales y utilizan tarifas de avión para grupos. Y, por último, utilizan procesos optimizados, es decir, tecnología dedicada para el registro online, así como soluciones estratégicas de gestión de reuniones.
