Aunque la ciencia empresarial ha evolucionado de manera significativa en las últimas décadas, empujada en gran medida por fenómenos transformadores como la globalización, la revolución tecnológica o la irrupción de la sostenibilidad, en el fondo sigue apoyándose en unos principios bastante sencillos. Un producto o servicio diferencial para el que exista una demanda en el mercado, unas cuentas saneadas, unos clientes fieles y unos empleados capacitados y comprometidos siguen siendo hoy ingredientes imprescindibles en cualquier fórmula empresarial de éxito.
En el apartado del talento, una de esas claves elementales del óptimo funcionamiento laboral -pero que no siempre se tiene en cuenta en las organizaciones- es la necesidad de establecer roles, niveles y criterios claros en el organigrama empresarial.
Un profesional puede ser un dechado de talento, tener la mejor formación, atesorar experiencia y rebosar motivación y compromiso. Sin embargo, ninguna de esas virtudes le servirán para llegar muy lejos en su puesto si no tiene claro cuáles son las responsabilidades del mismo.
Así de sencillo: los profesionales necesitan saber cuál es su rol dentro de la organización y qué es lo que se espera de ellos.
Esto, que parece de Perogrullo y que debería quedar medianamente claro desde el mismo momento en que el empleado formaliza su contrato -o incluso antes, durante el proceso de selección-, no siempre lo está.
Claridad en expectativas laborales
Un reciente estudio de Gallup revelaba que únicamente el 47 % de los empleados tiene claro lo que se espera de ellos en el trabajo. Y es que una vez que ya se ha resuelto la urgencia de cubrir la vacante, muchas empresas se relajan y no terminan de concretar en qué consistirán exactamente las funciones del nuevo trabajador, las improvisan sobre la marcha o trasladan al recién llegado la responsabilidad de descubrirlas por sí mismo para que sea él quien encuentre su hueco en la organización.
Esta manera de actuar es un error estratégico garrafal que no solo hace que se pierda un tiempo muy valioso en la organización, sino que dificulta la adaptación y puede hacer, incluso, que el trabajador acabe fracasando y dejando la compañía.
Según la consultora McKinsey, la claridad sobre los roles del equipo es un factor esencial para la toma de decisiones, y también es una condición indispensable para la rendición de cuentas y la buena ejecución organizativa.
Una empresa en la que desde el principio se establecen con claridad las diferentes funciones, niveles, departamentos y sistemas de reporte interno gana en agilidad y eficiencia. Para los nuevos empleados esa claridad permite un onboarding más fluido y una adaptación más rápida al puesto. Y a los empleados que ya estaban en la organización, les facilita un marco de trabajo con mayores niveles de transparencia, certidumbre y satisfacción laboral.
Responsabilidad de RRHH
¿Pero a quién corresponde la labor de diseñar esos cimientos organizativos y funcionales dentro de la empresa? Podría decirse que se trata de una misión compartida entre el departamento de Recursos Humanos y los mandos intermedios.
A Recursos Humanos le corresponde el grueso de ese trabajo minucioso, a menudo invisible pero esencial, de delimitar las funciones, tareas y líneas de reporte de los distintos empleados. Mientras que son los jefes directos de los distintos profesionales quienes deben encargarse de trasladar esa información en el día a día a sus colaboradores, además de mantener una comunicación fluida con ellos para dar y recibir feedback, resolver dudas mantener conversaciones sobre niveles de desempeño.
Ninguna de estas responsabilidades es sencilla, y precisan de una cuidadosa planificación, conocimientos y habilidades, tanto organizativas como de comunicación, para ejecutarse correctamente.
Datos y tecnología como base
Clarificar roles requiere análisis, mucho diálogo y un conocimiento profundo, tanto de la cultura de la empresa como de sus objetivos estratégicos. Y, sobre todo, necesita datos. Datos objetivos que aporten rigor, seguridad y un marco de transparencia a esos diseños.
En ningún otro contexto se está generando de manera permanentemente tanta información relevante como en los entornos laborales. Hay datos sobre productividad, desempeño, tiempos de trabajo, incidencias…
Esta información, convenientemente recogida y analizada, es un tesoro para cualquier responsable de organización de una compañía, ya que le proporciona el sustento documental que le permite justificar el rediseño de un equipo, la reasignación de tareas, una inversión en equipos tecnológicos, la contratación de nuevos perfiles o la planificación de programas de upskilling o reskilling para los empleados.
Afortunadamente, la tecnología puede proporcionar esas evidencias. Los actuales desarrollos de IA, análisis de datos y las aplicaciones de medición de productividad, registro de jornada o gestión de proyectos, como las que tenemos en WorkMeter, son poderosas herramientas para un departamento de Recursos Humanos, ya que les permite identificar, recoger y extraer conclusiones de esos datos.
Porque construir un sistema bien estructurado de roles y niveles no consiste únicamente en dibujar un bonito organigrama y colgarlo en la intranet de la empresa. Se trata de crear un marco dinámico y coherente de actuación que permita contestar a tres preguntas esenciales: qué tareas corresponden a cada persona, qué resultados se esperan de ese trabajo y cuáles son los siguientes pasos dentro de su desarrollo profesional en la empresa.
