Recursos Humanos RRHH Press. Las oficinas y espacios de trabajo tradicionales no responden a las necesidades de los millennials. Las empresas están modificando sus formas de trabajar, y éstas requieren espacios diferentes para atraer y retener a esta nueva generación de trabajadores.
Así lo pone de relieve Ofita, empresa especialista en diseño y mobiliario de oficina, que destaca que en el año 2020 los millennials supondrán el 50% de los trabajadores de oficina, alcanzando el 75% en 2025.
Esto significa, según Ofita, “que la primera generación que ha nacido con Internet irá teniendo en sus manos, desde ese momento, las grandes decisiones de cómo habrán de ser nuestros centros de trabajo. Hablamos de un plazo muy corto de tiempo, apenas una década”.
Los millennials exigen nuevas culturas empresariales, más abiertas y horizontales, y gracias a la tecnología pueden trabajar hoy desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Estas nuevas culturas empresariales van unidas a conceptos de trabajo flexible. Sus horarios no son fijos. Prefieren esa flexibilidad a ganar más económicamente. En este contexto, los espacios de trabajo serán multifuncionales y versátiles o reconfigurables.
Según Ofita, los millennials deciden cuándo van a la oficina, y ello implica que, a la hora de diseñar un espacio de trabajo, primen cuestiones como ¿cuánto tiempo estás en la oficina, cómo colaboras con tu equipo, qué tipo de espacio necesitas...?
Es decir, la oficina se planifica hoy en función de la presencia real de los empleados frente a la asignación tradicional: un trabajador, un puesto de trabajo.
Por esta razón, Ofita explica que cada vez más empresas recurren al sistema de “no territorialidad” como alternativa a los puestos de trabajo personalmente asignados. Los empleados no tienen un puesto determinado; para ellos, cualquier espacio es un área de trabajo.
Cambia también el diseño de la oficina, hacia un espacio más desenfadado, informal, vivo… así como la propia manera de utilizar este espacio: un área de descanso puede ser también, por ejemplo, un lugar ideal para celebrar reuniones informales o para trabajar concentrado.
Por otro lado, un rasgo vital para los millennials es la pertenencia a una comunidad. La hora del café forma parte del trabajo, y ya no es un momento de desconexión sino de coworking dentro y fuera de la oficina. Su puesto fijo es Internet.
Menos despachos y más áreas de colaboración
Según el estudio 'More than one', de Ofita, pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros; por ello, el número de despachos disminuye drásticamente y el espacio reservado a las áreas colaborativas asciende hasta el 65% en las nuevas oficinas.
El 61% de las reuniones son programadas, y tienen una duración media de 23 minutos, y el 39% son imprevistas, con una duración de 18 minutos. Por este motivo, las oficinas 3.0 deben tener muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.
Destaca el diseño cada día más informal de los espacios de reunión o colaboración: sofás, pufs, zonas de juego… cada día más cercano al mundo del hogar.
Estas áreas conviven con otras diseñadas para los momentos de mayor privacidad. Las oficinas son multifuncionales. Como una ciudad, cuentan con zonas de reunión, de ocio, de descanso, de concentración... que se van distribuyendo desde calles y plazas interiores.
Además, la oficina es más cálida y humana. Es allí donde pasamos una gran parte de nuestra vida, de manera que la idea es convertirla en una segunda casa, aunque compartida, transformarla en ese espacio común en el que esta nueva generación puede desarrollar ese sentimiento de comunidad que le define.
En concreto, la oficina que gusta a los millennials reúne, según Ofita, las siguientes características:
- No asignación de puestos de trabajo. 'No territorialidad'.
- Diseño del espacio según la presencia real del trabajador en la oficina.
- Reducción de despachos del 60% y protagonismo absoluto de los espacios colaborativos o compartidos.
- Innovación. Se ve en cada proceso, está presente en los recursos con los que contamos a la hora de trabajar, en la forma de contactar con el cliente, en la imagen de marca, las llamadas telefónicas o los viajes de trabajo.
- Comunicación. El espacio de trabajo debe contar con un mobiliario que facilite la comunicación interna -espacios abiertos, disposición cómoda de las mesas, lugares de reunión, salas de recepción…- y externa -videoconferencias, charlas online, streaming-.
- Distensión. Las oficinas necesitan espacios de distensión para integrarlos en el propio trabajo diario y que lo potencien y beneficien; momentos de reflexión, charlas informales entre empleados, tiempos de brainstorming… Por ello, se diseñan muchos espacios informales.
- Movilidad. Los beneficios de acceder al trabajo donde sea y como sea son enormes.
- Flexibilidad respecto a horarios, ubicación y funciones.
- Humanización. Diseño cada día más parecido al hogar.
- Comodidad. La tecnología genera oficinas cómodas en las que iluminación, temperatura, accesibilidad, disposición, localización y trabajo son más fáciles, permitiendo entornos en los que el empleado se siente bien. Esto influye directamente en la forma de trabajar y aumenta la productividad.
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