arrobaRRHH Press. No hace falta echar la vista muy atrás para recordar cómo eran las comunicaciones hace 15 años. Antes, el correo ordinario, el teléfono y los faxes eran las herramientas más habituales para comunicarse, siendo mucho más lentas, costosas e ineficaces.

En la actualidad, el correo electrónico se ha convertido en el protagonista de todas las comunicaciones en el mundo, tanto a nivel personal como laboral. A pesar de las declaraciones de Ray Tomlinson, creador de e-mail, quien dijo “para cosas importantes, el correo convencional”, hoy miles de reuniones, acuerdos, alianzas, contratos… se cierran con esta herramienta, pero, ¿cuántos errores se comenten en estos correos?, ¿transmitimos con suficiente claridad nuestro mensaje?

Trabajando.es ofrece una serie de consejos para mejorar en el uso del correo electrónico, la herramienta de comunicación más importante.

Antes de comenzar a redactar un correo, se deben tener claras las siguientes cuestiones: ¿Cuál es el motivo del mensaje?, ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?, ¿Qué queremos obtener de ellos?, ¿Por qué deben estar de acuerdo con nosotros?

Importancia del ‘Asunto’. No hay que olvidar rellenar este importantísimo campo, es la columna vertebral de nuestro mensaje. Cuando abres tu correo a primera hora de la mañana, lo primero de todo es priorizar dichos e-mails, y aquellos que no tengan asunto, perderán toda importancia.

  • Cuidar el ‘tono’. Siempre que se mande un e-mail, hay que ponerse en el lugar del destinatario, tú eres el único que sabe lo que quiere comunicar, por ello hay que explicar todos los detalles. Evita las ironías y las bromas para no llegar a malentendidos.
  • Estructura. Los mails tienen que ser atractivos, claros y concisos. En los correos largos y sin ritmos, el mensaje que se transmite se debilita y no consigue tener el impacto deseado.
  • No descuidar la ‘gramática’ ni la ‘ortografía’. Los correos no son SMS, aquí no hay límite de caracteres, por lo que hay que conservar un estilo ortográfico coherente.
  • Evitar errores con la ‘copia oculta’ (CCO). Este campo es bastante arriesgado. Además, si el destinatario “responde a todos” en el correo, se destapa el historial real.
  • Utilizar el ‘Responder’. Siempre hay que intentar usar esta opción para hacerle llegar a nuestro destinatario el correo inicial al que se responde, así mantendrás siempre el hilo de la conversación y evitarás malentendidos.
  • Intentar ‘personalizar’ los e-mails. Este detalle quedará como un gesto de compromiso y acercamiento hacia la persona receptora del correo, generará un clima de mayor confianza.

“El e-mail es una de las mayores fuentes de comunicación que existe en nuestra sociedad, pero también una de las más poderosas. Nos ayuda a informar y a estar informados, pero, con un mal uso del mismo, puede convertirse en una fuente de problemas. Un mensaje mal interpretado en el ámbito profesional puede dañar enormemente la relación entre dos compañeros, o no responder de forma rápida puede ser entendido como una falta de interés”, dice Sergio Picciolato, Director de HR Consulting España.

 

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