Redacción. Coprava, compañía especializada en soluciones tecnológicas para la gestión de la fuerza laboral (workforce management) ha desarrollado el Índice de Eficiencia de la Sustitución (IES), una métrica basada en inteligencia artificial (IA) que analiza las alternativas disponibles ante una ausencia y ayuda a identificar la opción más eficiente para la organización.
Desde la compañía tecnológica destacan que la tasa de absentismo laboral en España se ha situado en el 7,62 % de las horas pactadas en convenio colectivo durante el primer trimestre de 2026, principalmente por el incremento de las bajas por incapacidad temporal.
Además, Coprava señala que a ese absentismo hay que añadir un concepto que pocas empresas son capaces de medir: el ausentismo, pequeñas ausencias, permisos o interrupciones de jornada que no se reflejan en la nómina y que, en algunos casos, no requieren notificación a la Seguridad Social, pero que sí obligan a reorganizar turnos y buscar sustitutos a contrarreloj.
En este escenario, aunque no siempre quede reflejada en las métricas tradicionales, cualquier tipo de ausencia supone un reto para las empresas por su impacto en los costes, la organización del trabajo y la continuidad del servicio.
No es quién cubre la ausencia, sino qué alternativa es más eficiente
Por ello, cuando se produce ausentismo en las empresas, lo importante no es quién puede cubrir la ausencia, sino qué alternativa permite mantener el servicio con el menor coste posible y el menor impacto operativo.
Con la incorporación del IES a la solución Coprava Capital Humano (CCH), la herramienta aporta nuevos datos para la gestión inteligente de las sustituciones. En lugar de limitarse a identificar qué personas pueden cubrir una determinada ausencia, el sistema analiza las distintas alternativas y las compara entre sí, teniendo en cuenta tanto las necesidades del servicio como el impacto económico y organizativo de cada decisión.
Esta herramienta puede utilizarse también en el caso de las sustituciones por vacaciones, que, en determinadas empresas —especialmente aquellas con una mayor necesidad de cobertura del servicio—, resultan igualmente críticas y suponen un quebradero de cabeza para los mánagers.
Para ello, CCH analiza, entre otras variables, si la alternativa a la ausencia requiere nueva contratación o recurrir a una empresa de trabajo temporal, si genera horas extraordinarias y cuál sería su coste, la disponibilidad de las personas que podrían realizar la sustitución, la coincidencia con los turnos y su distribución, y el cumplimiento de restricciones legales y organizativas.
Una puntuación de 0 a 100 para decidir con datos
Toda esta información se integra mediante inteligencia artificial para ofrecer una valoración sencilla de 0 a 100 puntos que permite comparar las diferentes alternativas e identificar cuál presenta un mayor nivel de eficiencia.
Entre 90 y 100 puntos, la alternativa para solucionar la ausencia es excelente, representando una sustitución óptima para la empresa. Entre 75 y 89 puntos es una alternativa muy buena, con un impacto muy reducido. Entre 60 y 74 puntos es aceptable, suponiendo algún coste adicional. Entre 40 y 59 puntos es poco recomendable, ya que implica un coste o impacto operativo elevado, mientras que entre 0 y 39 puntos no es recomendable, representando un alto coste o inconvenientes importantes.
Con el IES, los responsables de recursos humanos y de operaciones, así como los responsables de la gestión diaria de personal, pueden interpretar el resultado de forma inmediata, sin necesidad de analizar manualmente todas las variables que intervienen en cada sustitución, y convertir una cuestión inicialmente operativa en una decisión basada en datos.
Además, CCH explica los factores que determinan la recomendación, aportando mayor transparencia y facilitando la toma de decisiones.
Guillermo Sisí, CEO de Coprava, explica que "la pregunta ya no es solo quién puede cubrir una ausencia, sino cuál es la sustitución más eficiente para la compañía. El IES permite convertir esa decisión en un indicador objetivo, fácil de interpretar y basado en el análisis de todas las alternativas disponibles".
