Recursos Humanos RRHH Press – Los directivos de empresas dedican, en promedio, un 70% de su tiempo a reunirse, según estudios recogidos por Secretariaplus.com, comunidad online de profesionales de secretariado.
Además, otros estudios puestos de manifiesto por Secretariaplus.com aseguran que, de esas reuniones, el 50% podrían evitarse o acortarse.
Por este motivo, es esencial, a la hora de planificar una reunión, primero, preguntarse si es realmente imprescindible, y, una vez, considerada como tal, organizarla y definirla, con el fin de que solo dure el tiempo necesario.
Objetivos y asistentes
Según Secretariaplus.com, Lo primero que hay que tener presente es el objetivo del encuentro y las personas que son necesarias que asistan. Por este motivo es importante que, a la hora de convocar la reunión, las personas reclamadas tengan claro los temas que se tratarán en ella.
Uno de los errores más comunes es enviar un mail en el que se comenta: “reunión a las 11:00 para hablar de temas pendientes”, por ejemplo. De esta manera, los empleados que acudan a esta reunión no tendrán la ocasión de prepararla y, por tanto, en el momento en que, posiblemente, se soliciten unos determinados datos, tendrán que buscarlos, con la consiguiente pérdida de tiempo.
Fijar la duración
Asimismo, es recomendable fijar el tiempo que llevará la reunión. De esta manera, todas las personas asistentes podrán planificar su agenda y no posponer otras cosas, bajo la excusa de “es que tengo una reunión y no sé a qué hora saldré, así que mejor lo dejamos para otro día”.
Al comienzo del encuentro es importante definir los objetivos e ir punto por punto cerrando los temas fijados. Del mismo modo, tener el material preparado y aprendido puede ahorrar mucho tiempo a la hora de llevar a cabo la reunión.
Si bien las reuniones empresariales son necesarias, en muchas ocasiones, resultan prescindibles y suponen una importante pérdida de tiempo. Una gestión eficiente es clave a la hora de planificar el día a día en el trabajo.
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