conferencia webRRHH Press. En los tiempos que corren, recortar gastos es totalmente necesario. No obstante, para el desarrollo de la actividad diaria de una empresa son indispensables las reuniones. Reuniones con socios, con clientes, con proveedores… y clases de formación a trabajadores situados en diferentes sedes. En definitiva, reuniones clave para el funcionamiento de una compañía.

Sin embargo, este tipo de visitas conllevan para la empresa una gran cantidad de costes, ya que no sólo se trata del viaje, sino también de las dietas, el alojamiento, taxis, etc. De hecho, una de las partidas más ingentes de las compañías españolas, después de los salarios y del I+D, es la que se refiere a los viajes de sus trabajadores para asistir a las reuniones. Por ejemplo, sólo en España el desembolso en viajes es de 13.000 millones de euros.

Una opción interesante, por el ahorro de costes que supone, es la de la conferencia web. Al no ser necesarios viajes, las compañías pueden ahorrarse la cuantía de estos, por lo que se recortan gastos. Este ahorro puede suponer a las empresas españolas hasta 4.000 millones de euros.

Sistema cada vez más extendido

La conferencia web es un sistema cada vez más extendido entre las empresas, debido a su calidad, rendimiento y bajo coste. Y es que, en muchas ocasiones, se tiene la imagen preconcebida de la tradicional videoconferencia, en la que el sonido no es claro, la imagen puede no ser de calidad e, incluso, existen fallos de sistema.

Aunque no ocurre así en todo este tipo de tecnología, lo que sí es cierto es que la tecnología que se refiere a la videoconferencia ha supuesto un paso de gigante en cuanto a calidad en imagen y sonido. De modo que los ‘meetings’ online pueden desarrollarse casi como si se estuviera presente. De hecho, algunos analistas han predicho la desaparición de la tradicional videoconferencia, dentro de unos 10 años, dado el bajo coste, la alta calidad, y el incremento de características de la conferencia VoIP -Voz sobre IP-.

Los datos avalan el ahorro de costes de la conferencia web frente a la tradicional videoconferencia y a la inversión en viajes. Así, según datos publicados por Gartner, el uso de este tipo de tecnología reemplazará a más de dos millones de desplazamientos aéreos, y provocará ahorros de 3.500 millones de dólares.

Empleados más productivos

Pero aún hay más. Al no tener que realizar viajes, las empresas no sólo ahorran dinero sino que, además, ganan en productividad. ¿Por qué? Muy sencillo, los desplazamientos de los empleados suponen periodos de tiempo inútiles, como, por ejemplo, las esperas en el aeropuerto, los traslados en la ciudad de destino, la búsqueda de la dirección correcta, etc. Pero es que, además, la conferencia web permite tener varias reuniones en una mañana con delegaciones ubicadas en diferentes países. Es decir, la conferencia web dota a las empresas de empleados más productivos y supone un ahorro de costes.

Así, según un estudio de la firma Ipsos Mori, un 15% de los directivos europeos declara ser menos productivo cuando tiene que viajar para celebrar una reunión. Cada vez más, las pequeñas y medianas empresas hacen uso de la solución de conferencia web. Entre el viaje, el alojamiento, las dietas, etc, los costes para una empresa a la hora de hacer reuniones o convenciones son muy altos, y con este tipo de tecnología las compañías pueden ahorrarse miles de euros, además de celebrar las reuniones con toda la calidad, como si estuvieran in situ.

Casi igual que la reunión presencial

La tecnología de la conferencia web permite el mismo nivel de interacción personal, transferencia de archivos, rapidez, que el que podría tenerse en una reunión presencial, pero con un coste mucho más bajo. Es decir, gracias a este tipo de tecnología la comunicación es real e instantánea, sin esperas.

Imaginemos una clase de formación virtual en una empresa. El profesor habla y los empleados pueden escucharle y hacerle preguntas en ese mismo instante. Sin retardos, sin esperas, sin minutos muertos. No como ocurre en las videoconferencias más tradicionales. En definitiva, permite una comunicación real, a pesar de ser virtual. Pero es que la conferencia web aporta mucho más, ya que hace posible que los participantes en una clase puedan, además de hablar y escucharse, compartir notas, ver presentaciones multimedia o trabajar en pizarras interactivas.

Break-out rooms

Y es que la forma en la que se imparten los cursos virtuales cambia radicalmente con la conferencia web. Una de las posibilidades que ofrece es la de las llamadas “break-out rooms”, o, lo que es lo mismo, el poder abrir unas salas privadas dentro de la sala virtual principal, para poder distribuir los alumnos en grupos privados para debatir temas entre ellos, y luego, poder llevarlos, nuevamente, a la sala principal.

En definitiva, la conferencia web supone un aumento de la productividad de las empresas, así como un ahorro de costes. La formación, las reuniones o convenciones, pueden seguir realizándose sin necesidad de que los empleados se desplacen y, por tanto, sin necesidad de los gatos que ello conlleva. Pero, además de todo esto, los avances tecnológicos de la conferencia web permiten que la interacción de las personas sea de un modo ágil y con una alta calidad de imagen y de sonido.

Robert Strobl Digital SambaRobert Strobl, Co-Fundador de Digital Samba

 

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