Recursos Humanos RRHH Press. El impacto de las nuevas tecnologías en las organizaciones podría impactar negativamente en la productividad de éstas y de sus empleados.
Así se desprende de un informe sobre la gestión del tiempo en las empresas elaborado por la consultora estratégica, Bain & Company, titulado 'Managing Your Scarcest Resources' ('Gestionando tus escasos recursos'), que señala al elevado número de reuniones y de emails como algunas de las causas del problema.
Según la consultora, hace 20 años, las nuevas tecnologías en las oficinas, como el correo electrónico y la teleconferencia, supusieron un gran impulso en la productividad, que aumentó mucho más rápidamente durante la década de los 90 y los primeros años del nuevo milenio que durante los años anteriores. Sin embargo, en la actualidad el crecimiento de la productividad ha caído significativamente, y desde el año 2007 ni siquiera se ha mantenido en línea con la inflación.
Las compañías han continuado invirtiendo en nuevas tecnologías, pero los beneficios ya no son visibles. De hecho, puede que se haya alcanzado el momento crítico en el que cada nueva inversión en tecnología para la oficina debe ser estudiada cuidadosamente con un simple test: ¿ayudará a que el personal consiga sacar más trabajo adelante o no?
Las raíces de este problema se encuentran, según Bain & Company, en la Ley de Metcalfe. Robert Metcalfe predijo que el valor de una red aumenta con el cuadrado del número de usuarios.
Sin embargo, esta ley tiene también un lado negativo: a medida que el coste para comunicarse decrece, el número de interacciones aumenta exponencialmente, al igual que se incrementa el tiempo necesario para que se procesen estas interacciones.
Comunicaciones telefónicas y electrónicas
El impacto es notable en el lugar de trabajo. Hace 30 años, un ejecutivo muy ocupado podía recibir una media de unas 20 llamadas diarias, o 5.000 al año. Luego apareció el uso del contestador automático, seguido del multi-contestador automático -la versión pre-correo electrónico de 'responder a todos'-; como consecuencia, el coste de dejar un mensaje se redujo y el número de mensajes creció en consonancia, quizá hasta los 10.000 al año.
Finalmente, llegaron las actuales redes -teléfono, email, mensajes instantáneos, etc.-, en los que el coste de la comunicación con una persona o varios cientos es virtualmente nula. Así que no es sorprendente que el número de mensajes haya florecido, quizá hasta los 50.000 al año. Teniendo en cuenta el ratio actual, los directivos pronto pierden más de un día a la semana solo gestionando las comunicaciones electrónicas.
Reuniones
El mismo principio se aplica a las reuniones. Antes no era tan fácil organizar una reunión entre directivos. Con la introducción de programas de calendarios y agendas digitales, el coste de organizar una reunión cayó en picado. Como consecuencia, el número de reuniones ha aumentado y el número de asistentes a las reuniones se ha disparado.
Hasta un 15% del tiempo colectivo se pasa en reuniones, un porcentaje que aumenta cada año desde 2008. El informe de Bain & Company señala que la mayoría de las compañías no tienen la capacidad de cuantificar cómo sus ejecutivos y otros empleados usan su tiempo porque no lo monitorizan ni lo miden.
El informe estima que un supervisor o un directivo de nivel intermedio trabaja 47 horas a la semana. De éstas, dedica un promedio de 21 horas semanales a las reuniones y 11 para enviar, leer y responder el correo electrónico -que no incluye los emails enviados durante las reuniones, una práctica común en muchas empresas-. Así que este directivo tiene menos de 15 horas a la semana para realizar su trabajo.
Y eso no es todo, si se deducen los periodos de tiempo de menos de 20 minutos entre las reuniones o mientras se revisan los emails como “tiempo improductivo” -porque es difícil empezar y completar la mayoría de las tareas en menos de 20 minutos-, entonces queda esta triste realidad: el tiempo disponible para trabajar sin interrupciones queda reducido a menos de 6,5 horas a la semana.
Más tiempo para hacer las cosas
Mientras, el número de interacciones necesarias para para lograr cualquier cosa se ha incrementado. Un reciente estudio de la compañía tecnológica, CEB, demuestra que al menos un 60% de los empleados tienen que consultar con un mínimo de 10 personas al día para hacer su trabajo y un 30% con al menos 20 personas.
El resultado es que las compañías ahora necesitan más tiempo para hacer cosas. Por ejemplo, se necesita un 30% más para finalizar proyectos complejos de IT, un 50% más para contratar a nuevo personal y casi un 25% más para firmar nuevos contratos con clientes. Y esto se ha producido únicamente en los últimos cinco años.
El estudio de Bain & Company estima que la mayoría de las compañías podrían liberar al menos 20% de sus horas colectivas si impusieran una mayor disciplina a su gestión del tiempo.
Dos factores a tener en cuenta
Algunas de las tecnologías que se emplean hoy en día en la oficina incentivan a los trabajadores a perder tiempo y ser improductivos, como la programación de reuniones innecesarias. Bain & Company recomienda a las empresas que tengan en cuenta dos factores a la hora de evaluar sus inversiones en tecnología:
1) En primer lugar, las organizaciones deben considerar si la tecnología permitirá a la los trabajadores hacer más en menos tiempo o si solamente permite que el trabajo y la colaboración sean aún más fáciles. Las inversiones que solo reducen el coste de las interacciones deben ser vistas con escepticismo. A menos que una empresa sea muy disciplinada con la gestión de su tiempo, el lado oscuro de la ley de Metcalfe pisoteará cualquier posible beneficio que la nueva tecnología pueda traer.
2) En segundo lugar, las empresas tienen que considerar si unas mejores normas internas eliminan la necesidad de más inversiones. En la actualidad, muchas de las inversiones en nuevas tecnologías apenas son soluciones temporales para, esencialmente, solucionar malos comportamientos o procedimientos en el intercambio de información.
Cuando, por ejemplo, la información sobre clientes, financiera u operativa, es fácilmente accesible para todos, la necesidad de crowd-sourcing o de conciliación de datos se reduce significativamente.
Las empresas líderes deben evaluar cuidadosamente si aceptar un mal comportamiento como dado e invertir en nuevas tecnologías para hacer frente a él, o si, en cambio, deben modificar ese comportamiento disfuncional.
La tecnología puede tener enormes beneficios en el lugar de trabajo, pero es justo preguntarse si hemos llegado al punto de rendimiento decreciente en algunas áreas. Bain & Company cree que ese es el caso. Si las organizaciones consideran las consecuencias no deseadas de las nuevas tecnologías en la colaboración y la productividad laboral, es muy posible que rechacen muchas nuevas inversiones en ellas.
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