Recursos Humanos RRHH Press. La descentralización del trabajo, con proyectos y equipos que, en multitud de ocasiones, se encuentran dispersos geográficamente, hace imprescindible contar con herramientas eficaces que faciliten la coordinación y la colaboración online.
Desde Digital Samba, compañía española especializada en soluciones de conferencia web, han facilitado las características que, según su criterio, debería reunir una herramienta de colaboración online para que resulte efectiva:
Compartir contenidos. La base de toda colaboración online es poder compartir contenido con los clientes o los miembros del equipo de trabajo. Las buenas soluciones de colaboración online permiten que este intercambio de información sea lo más cómodo y sencillo posible, por ejemplo, a través de una función de pizarra para las notas y dibujos rápidos o mediante la compatibilidad con todo tipo de archivos. También resulta práctico contar con una función para compartir pantalla sin tener que usar software adicional.
Calidad de imagen y audio. Nada puede distorsionar más un meeting online como una mala calidad de imagen o de sonido. La experiencia demuestra que las soluciones de conferencia web donde la calidad de transmisión de imagen o sonido no es buena, acaban dejando de ser utilizadas después de un breve período de tiempo. Incluso el software más económico podría convertirse en una mala inversión. Por lo tanto, este punto debe ser uno de los prioritarios a la hora de elegir una herramienta.
Importancia del Branding. En lugar de utilizar herramientas de terceros con una estética que no va en sintonía, muchas empresas prefieren soluciones que puedan adaptarse a los parámetros de imagen de marca existente. Poder personalizar la interfaz del usuario con los colores corporativos, el logotipo, etc. es importante para aquellas empresas que quieren construir imagen de marca, tanto de cara a los clientes como internamente, acorde con su política de branding.
Personalizar la herramienta. Contar con multitud de funciones y posibilidades puede parecer una ventaja, pero, al poco tiempo de uso, esta sobrecarga en la pantalla distrae al usuario. Lo realmente práctico es poder customizar la herramienta en función de las necesidades del momento. Por ejemplo, poder ampliar la ventana de la conferencia online o moverla al primer plano solo cuando se esté utilizando.
Facilidad de uso. Además de la estética, lo imprescindible es la usabilidad, que la solución sea intuitiva y de fácil manejo. A menudo, los expertos en IT esperan demasiado del usuario final: que el administrador pueda gestionar fácilmente el software no significa que sea también el caso del resto de miembros del equipo de trabajo.
Opciones de Hosting. Las soluciones en la nube ofrecen una serie de ventajas innegables. Sin embargo, y debido a razones de seguridad y problemas de fuga de datos, no todas las empresas están dispuestas a emplear aplicaciones a través de servidores externos. En este caso, las herramientas de colaboración online constituyen una ventaja, ya que permiten el funcionamiento dentro de la red de la empresa, teniendo ésta el control de los datos y pudiendo influir significativamente en el rendimiento de la aplicación.
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