Redacción. Prodware Group, multinacional europea especializada en transformación digital y en soluciones en inteligencia artificial (IA), ha completado la implantación interna de Microsoft 365 Copilot para más de mil profesionales de la compañía.
Este proyecto se puso en marcha hace un año, en diciembre de 2024, con la adquisición de mil licencias de Microsoft 365 Copilot con el objetivo de integrar la tecnología en todos sus equipos internos en el marco de su estrategia Customer Zero, que consiste en incorporarla primero en su propia organización para trasladar después su experiencia a los clientes.
El proyecto contó con la participación de equipos directivos y de áreas de transformación digital, IT, Recursos Humanos, IA, seguridad, comunicación y representantes clave en cada país en el que opera Prodware.
La iniciativa se estructuró alrededor de un modelo de gobernanza orientado a garantizar el uso adecuado de la herramienta, junto a un mapa de procesos que permitió identificar oportunidades de mejora en los diferentes departamentos. Estas bases se complementaron con un plan de formación que combinó sesiones generales para todos los empleados y formaciones específicas para cada área funcional.
En los primeros meses, los profesionales registraron 44.750 acciones mensuales y dedicaron alrededor de 2.000 horas a interactuar con Copilot.
Según los datos internos del proyecto, los empleados que integraron la herramienta en su actividad redujeron hasta 10 horas al mes el tiempo dedicado a tareas repetitivas, incrementaron en un 10 % la generación de documentos y gestionaron un 11 % más de correos electrónicos gracias a los resúmenes automáticos.
Un análisis detallado de cuatro semanas recogió más de 11.000 resúmenes inteligentes de reuniones, cerca de 400 resúmenes adicionales, 224 horas sintetizadas, más de 1.400 borradores de correos electrónicos, más de 1.200 borradores de documentos, 871 acciones de edición y más de 19.600 prompts enviados a Copilot Chat.
Con el fin de asegurar un uso sostenido, Prodware impulsó iniciativas internas como AI Quiz, AI Prompt Challenge, AI Business Challenge y AI Hackathon, junto con acciones como Best Copiloters y Tips & Tricks.
Estas actividades facilitaron la adopción continuada y la integración de la herramienta en la operativa diaria en sus versiones web y de trabajo.
La compañía ha destacado que esta experiencia ha impulsado tres grandes avances en la organización: un aumento significativo de la productividad mediante la automatización de tareas y el apoyo en análisis más profundos; un acceso más inteligente y conectado a la información en un contexto de múltiples fuentes de datos; y una mayor agilidad organizativa en un entorno donde la capacidad de adaptación resulta crítica.
Por último, Prodware ha señalado que la adopción de Copilot marca un punto de inflexión en su forma de trabajar y sienta las bases para el despliegue de nuevas soluciones de inteligencia artificial dentro de la organización.
