- Una buena planificación de tareas, recursos suficientes y prioridades claras, algunas de las claves para mantener la productividad durante los periodos vacacionales sin sobrecargar a los equipos.
Redacción. El mes de agosto es un momento del año delicado para muchas empresas. Es el periodo elegido por la mayor parte de la plantilla para disfrutar de sus vacaciones, muchas veces empujada por las propias compañías, que les instan a parar en ese mes por una mezcla de costumbre y la percepción de que la actividad empresarial desciende dramáticamente durante ese periodo.
Sin embargo, en unos mercados cada vez más atemporales y globalizados, ese supuesto valle en los negocios durante el octavo mes del año es cada vez más cuestionable. La realidad es que muchas de ellas continúan avanzando en proyectos críticos, trabajando con plazos ajustados y respondiendo a las necesidades de sus clientes en agosto a un ritmo bastante similar al del resto del año.
Los indicadores económicos apuntan a que la tradicional imagen de España como un país paralizado en agosto es una fotografía del pasado. El Índice de Cifra de Negocios Empresarial del INE refleja que en agosto de 2025 la facturación de las empresas apenas retrocedió un 0,7 % respecto a julio, una vez descontados los efectos estacionales, mientras que en comparación con el mismo mes del año anterior creció un 4,4 %.
Bajo ese nuevo escenario, gestionar la actividad empresarial con equipos diezmados por las vacaciones y cambios de horarios adaptados a las altas temperaturas se ha convertido en un reto organizativo mayúsculo.
“Muchas compañías aún no han comprendido que la maquinaria de los negocios actuales no se detiene en seco con el calor, como sí sucedía hace unos años. En consecuencia, no se preparan adecuadamente para afrontar las vacaciones de sus equipos. Estas no deberían convertirse en un periodo de improvisación constante. La clave está en conocer con antelación qué tareas son prioritarias, qué recursos estarán disponibles y cómo se distribuirá el trabajo para garantizar que la actividad continúe sin generar sobrecargas ni retrasos”, señala Joan Pons, ceo de WorkMeter.
La compañía española especializada en soluciones digitales de registro de jornada, medición de productividad, control horario y gestión de proyectos ha compartido ocho recomendaciones para que las empresas puedan afrontar el verano con mayor previsión y eficiencia.
Ocho claves para mantener la continuidad operativa durante el mes de agosto
1. Planificar, planificar, planificar. Las vacaciones de la plantilla no pueden seguir gestionándose bajo el único requisito de que “alguien” se quede de remanente en la oficina para atender “urgencias”. Es imprescindible cruzar los calendarios de descanso de los equipos con la marcha activa de los proyectos, sus hitos previstos, fechas de entrega, posibles contingencias y una previsión realista de los recursos humanos y materiales que serán necesarios para atender esas necesidades estacionales.
2. Capacidad real de los equipos disponibles. Tampoco se trata de tener a “gente suficiente disponible”, sino del tipo de gente adecuada para las funciones que deberán realizar. Dejar a perfiles de gestión para enfrentarse a tareas técnicas, o a profesionales junior para lidiar con asuntos que normalmente resolverían mandos o colegas con muchos años de experiencia puede tener unos resultados tan negativos como no dejar ningún tipo de backup durante el periodo estival.
3. Definir prioridades. Una forma de evitar los cuellos de botella o la sobresaturación de los trabajadores que permanecen en la oficina es que se establezca con claridad cuáles son las cuestiones clave durante ese periodo. Ni todo es una emergencia, ni todo es importante, y hay tareas con diferentes niveles de urgencia y de impacto. Diferenciarlas ayudará a los empleados activos a manejarse mejor en escenarios de equipos disminuidos.
4. Relevos ordenados. El traspaso de tareas de los trabajadores que cogen vacaciones a sus compañeros encargados de cubrirlos durante ese tiempo ha de ser sistemático, claro y estar muy bien documentado. Especialmente si quienes se quedan “al pie del cañón” deben ocuparse de casos, proyectos o funciones que no realizan habitualmente. Puede ser interesante programar sesiones específicas para ese traspaso, e incluso impartir una pequeña formación sobre cómo realizarlo de la mejor manera posible.
5. Procedimientos claros. Una buena documentación, accesible y actualizada, es fundamental. Si todos los trabajadores saben con precisión lo que tienen que hacer con carácter general, les será más difícil perderse en lo particular, incluso cuando tengan que actuar en proyectos con los que no están tan familiarizados.
6. Gestionar expectativas. Si el equipo no va a poder contar temporalmente con parte de sus miembros o con algún integrante clave para un determinado proyecto, el cliente debe saberlo. También hay que ofrecerle una información realista de la cobertura que puede esperar durante esas ausencias y de la duración de las mismas. En algunas empresas incluso se pacta con el cliente cuándo es el mejor momento para tomar esas pausas vacacionales, por ejemplo, haciéndolas coincidir con las del equipo del cliente encargado del proyecto. Cualquier situación es entendible dentro de lo razonable. Lo que, en cambio, un cliente difícilmente perdonará es que nadie le informe de esas situaciones y se lleve la desagradable sorpresa de que nadie está atendiendo su cuenta.
7. Medir. La mejor manera de evitar situaciones de sobresaturación en determinados equipos o personas es evaluar con regularidad ese desempeño para, en caso de detectar ineficacias, redistribuir tareas o reforzar plantillas. En ese sentido, la información que proporcionan herramientas digitales de medición de la productividad, control horario o gestión de proyectos es vital de cara a planificar los periodos vacacionales.
8. Proteger la desconexión digital. Lo último que necesita un empleado cuando disfruta de su merecido descanso vacacional es verlo interrumpido por llamadas y correos electrónicos del trabajo preguntándole dónde guarda un determinado documento o quién es su interlocutor en el cliente. Una vez más, todas esas cuestiones han debido quedar perfectamente resueltas con antelación durante el proceso de traspaso de funciones.
