RRHH Press. La compañía OpenText ha lanzado una solución que trabaja con la aplicación SAP Travel Management y que elimina la necesidad de circulación de las facturas en papel para procesar los informes de gastos, lo que ayudará a las empresas a reducir significativamente el coste y el tiempo del procesamiento de reembolsos, así como el esfuerzo de los empleados que viajan. La nueva solución será distribuida por SAP bajo el nombre SAP Travel Receipts Management by OpenText.“SAP Travel Receipts Management es un gran ejemplo de cómo la tecnología ECM optimiza completamente las soluciones SAP al integrar el contenido –en este caso las facturas de viaje- en los procesos de negocio SAP”, afirma Patrick Barnert, vicepresidente de soluciones SAP en OpenText. “Continuamos observando una fuerte demanda entre nuestros clientes para mejorar la forma de gestionar todos los tipos de contenido de negocio en sus entornos SAP utilizando soluciones OpenText”.
SAP Travel Receipts Management by OpenText ofrece a los usuarios de SAP Travel Management una serie completa de herramientas para eliminar los inconvenientes asociados al procesamiento de facturas en papel. Se integra con dispositivos multi-función, aplicaciones de escaneo, máquinas de fax y el correo electrónico para facilitar la captura de las imágenes de las facturas. Gracias al soporte para dispositivos móviles, los empleados que viajan pueden simplemente usar sus cámaras digitales o teléfonos para capturar las imágenes de sus facturas. Las facturas digitalizadas se almacenan luego en un repositorio, se asocian a la información de viaje apropiada y se accede a ellas a través de los interfaces de usuario estándar de SAP.
Menos costes para las empresas
El ahorro derivado de automatizar completamente el procesamiento de facturas de viaje puede ser sustancial. Un reciente estudio, denominado ‘Travel & Expense Management Benchmarking’, elaborado por PayStream Advisors, señala que, “de media, una empresa gasta aproximadamente 22,15 dólares (15,25 euros) para procesar un informe de gastos, si el proceso es realizado de forma completamente manual. Esto supone el doble de los costes de procesamiento con respecto a compañías totalmente automatizadas. Las organizaciones que han automatizado parcialmente han logrado bajar este coste a 18,67 dólares (12,85 euros) mientras que en aquellas que están totalmente automatizadas y utilizan un sistema integrado, el coste por transacción se reduce hasta 10,68 dólares (7,35 euros)”.
Menos trabajo para los empleados
Además de disminuir los costes, las soluciones completamente automatizadas como SAP Travel Receipts Management reducen la carga de trabajo de los empleados que viajan, ya que pueden utilizar simplemente el correo electrónico y aplicaciones de autoservicio para enviar las facturas en vez de tener que prepararlas para su envío en papel. A cambio, como la documentación en papel ya no necesita circular, los ciclos de procesamiento y aprobación se acortan lo que lleva a reembolsos más rápidos. Si surge cualquier cuestión, los directivos tienen acceso inmediato a una completa auditoría de los documentos fuente.
“SAP Travel Receipts Management by OpenText amplía la propuesta de valor de SAP Travel Management”, señala Hendrik Vordenbaeumen, vicepresidente de Soluciones SAP Travel Management. “Este es un ejemplo más del creciente arsenal de herramientas para la optimización del negocio que ofrecemos de forma conjunta SAP y OpenText, diseñadas con el objetivo de ofrecer a los clientes una eficiencia corporativa superior”.
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