absentismo laboralRRHH Press .El absentismo laboral, aunque ha descendido significativamente a lo largo de 2009, básicamente por el temor que provoca la posible pérdida de empleo, sigue estando muy presente en las empresas españolas. En términos generales, el absentismo es un fenómeno difícil de definir y que exige para ello delimitarlo de manera sectorial, geográfica e individual dentro de cada organización, tarea a la que ayudan de manera importante las nuevas tecnologías de Business Intelligence (BI).

Personalización del absentismo

No hay una definición estándar que sea válida para todo tipo de empresas. El termino absentismo, ha de personalizarse en cada compañía y, más aún, en cada momento. Éste es el primer paso para que los proyectos orientados a minimizar los niveles de absentismo laboral en las organizaciones tengan éxito.

Según apunta Miguel Egea, “hay que analizar la madurez de las empresas para ofrecerles sólo aquello para lo que están preparadas. En Solid Quality Mentors nos hemos encontrado con pequeñas empresas que conceptualmente están muy avanzadas y también con organizaciones mucho más grandes que lo están menos, o, sencillamente, no saben utilizar con eficiencia las soluciones que tienen”.

“Todas las empresas hacen BI con o sin informáticos”

Para que las herramientas de Business Intelligence puedan aportar valor en los proyectos de reducción del absentismo laboral, deben generar confianza. Para ello, hay que “convencer” al usuario de que estas soluciones hacen lo mismo que él hacía a través de hojas de cálculo, pero con mucho menos esfuerzo y un mayor nivel de precisión y detalle. “Todas las empresas hacen BI, con o sin informáticos”, apunta Egea.

Generar los cuadros de mando con indicadores definidos y consensuados es el punto de partida para iniciar el proceso de minería de datos. Los indicadores se componen de valor, objetivo, estado y tendencia. Las cuatro cualidades juntas son las que confieren valor al indicador, mientras que por separado se trata sólo de medidas.

En todo caso, parece que, aunque las aplicaciones de BI están ganando relevancia, aún son pocas las organizaciones en las que se trabaja con este tipo de herramientas, especialmente destinadas a conocer los índices de absentismo laboral.

Mientras que casi todas las empresas disponen de bases relacionales para gestionar, por ejemplo, su contabilidad, son relativamente pocas las que aplican soluciones de BI para optimizar sus procesos. “Es común que las empresas inicien sus procesos de BI de forma desestructurada, para probar, con un proyecto piloto… Pero al ver los resultados y las posibilidades de conocimiento que ofrecen estas aplicaciones acaban por hacerlas imprescindibles dentro de la empresa”, señala Egea.

Democratización del BI aplicado al absentismo laboral en las empresas

Aunque el “usuario” tradicional de las herramientas de BI son los directivos con capacidad para tomar decisiones estratégicas, cada vez más existe una tendencia a aplicar el BI a la toma de decisiones operacionales. En este sentido, hay que señalar que se está avanzando en la democratización de las soluciones de Business Inteligence en general, y en su uso cada vez más frecuente en el departamento de Recursos Humanos, en especial para el control del absentismo laboral.

Para las decisiones operacionales, se precisa que el dato sea absolutamente actual, es decir, que se obtenga pocos minutos antes porque la decisión debe tomarse de forma inmediata. Hasta ahora, tanto por el diseño como por la constitución de la propia herramienta, no se podía obtener la información de ese modo. Sin embargo, ya es posible gracias, a las herramientas de BI de Microsoft que, como apuntan desde Solid Quality, Mentors son las más recomendables por sus amplias funcionalidades y su facilidad de uso, entre otras cosas.

Minería de datos para la búsqueda de patrones

Según los expertos de Solid Quality Mentors, SQL Server de Microsoft facilita la minería de datos para establecer patrones útiles que ayudan a mejorar las políticas comerciales o de gestión del personal dentro de las organizaciones. Destacan de estas herramientas su facilidad de uso, que se trata de soluciones para las masas, así como su eficiencia, su alto rendimiento y su coste reducido.

Estas aplicaciones recogen la información ubicada en diferentes fuentes y la colocan en un repositorio centralizado donde entra en juego la minería de datos de SQL Server, haciendo simulaciones y previsiones y estableciendo determinados patrones, como por ejemplo, “cuántas personas han faltado a su trabajo el día anterior a un festivo”, o “cuanta gente que se coge una baja por depresión al final es despedida”. Se crea así una visualización útil y sencilla para que el directivo pueda tomar sus decisiones.

El modelo de almacenamiento, es decir, la estructura interna de almacenamiento de la información en SQL Server permite manejar volúmenes enormes de datos en muy poco tiempo. Así pues, la velocidad para manejar y proporcionar la información, incluso sobre consultas que no estaban previstas a priori, es decir las que el usuario plantea de manera dinámica es otro de los elementos diferenciadores de las herramientas de Microsoft con respecto a otras similares, según se apunta desde Solid Quality Mentors.

Metodologías ágiles para alcanzar el éxito

Los especialistas de Solid Quality Mentors recomiendan fijarse en los métodos que ahora mismo se utilizan en el mercado para el desarrollo de software a la hora de abordar un proyecto de BI para reducir el absentismo laboral y utilizar metodologías ágiles. Se trata de cubrir el proyecto de principio a fin, dividiéndolo en pequeños “subproyectos” que cubren todas las fases y son entregados al cliente, según la cadencia temporal establecida.

Según explica Egea, “uno de los fracasos más habituales es cerrar proyectos que se entregan a los tres años, cuando muy probablemente las necesidades de las empresas ya han cambiado con respecto a los requisitos iniciales. En Solid Quality Mentors lo que hacemos es adaptarnos a las necesidades antes que seguir un guión”.

Los proyectos de BI para el control del absentismo laboral, abordados por Solid Quality Mentors, se apoyan en cinco fases estratégicas: visionado de la solución o definición del proyecto, planificación, desarrollo, estabilización y entrega o puesta en producción.

 

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