Recursos Humanos RRHH Press. Canon, líder mundial en soluciones de imagen, ha adaptado sus soluciones de digitalización y gestión documental para facilitar la gestión integral de la información y documentación a los departamentos de Recursos Humanos.
A través de la plataforma Canon Digital HR es posible agilizar y simplificar los procesos operativos internos a lo largo del ciclo de vida del empleado, desde la incorporación hasta el fin de la relación laboral, además de estar diseñada para adaptarse y crecer con su organización. Mediante la digitalización, Canon Digital HR optimiza, automatiza y aporta visibilidad en los procesos de gestión de RRHH.
Canon Digital HR propone ventajas ligadas a las posibilidades de extracción automática de la información de los documentos, integrándola directamente en los sistemas y procesos de negocio. También en lo relativo a la generación automática de documentos electrónicos, el archivo centralizado y seguro de la información y la automatización, además del control electrónico de procesos. Estos procesos aumentan la productividad, el control y visibilidad total de la información, al tiempo que reducen de costes y fortalecen el cumplimiento legal.
Canon Digital HR permite también agilizar y controlar los procesos de selección, desde la generación y aprobación de vacantes, la creación de formularios electrónicos de solicitud de puesto y presentación de currículos y el control del ciclo de entrevistas de candidatos, hasta los informes del proceso de selección.
Así mismo, Canon Digital HR permite mejorar la experiencia de los nuevos empleados en el proceso de contratación, desencadenando automáticamente el protocolo documental necesario para la generación de un contrato, sus anexos y demás documentación, como, por ejemplo, la relativa a prevención de riesgos laborales (PRL), que puede cerrarse firmando electrónicamente y con validez legal. De hecho, mediante este procedimiento se ahorra una media de 3 días en comparación con un proceso que requiera la firma manuscrita sobre papel.
Canon Digital HR facilita la gestión del personal con seguridad y visibilidad. Los expedientes de empleados se almacenan electrónicamente de forma segura y se recuperan al instante. En cuanto a los procesos de solicitud y aprobación, estos son ágiles y transparentes, con las notificaciones necesarias; las comunicaciones internas son efectivas a través de un portal donde cada empleado tiene acceso a la información que le corresponde; La caducidad y renovación de contratos se controla electrónicamente, además de facilitarse los procesos de coordinación de PRL entre empresas.
Cuando finaliza la relación laboral, Canon Digital HR controla el periodo de retención de la información del empleado para facilitar el cumplimiento, gestiona los procesos de firma electrónica legalmente vinculante y genera las notificaciones oportunas para el cierre del acceso a los sistemas.
Herramienta diseñada para optimizar la gestión de RRHH
Según AIIM (The Global Community of Information Professionals), en el área de Recursos Humanos los empleados destinan aproximadamente 2,2 horas al día en tareas administrativas poco productivas. Además, los procesos de RRHH son considerados por las organizaciones como los candidatos más probables para mejorar.
Canon Digital HR está alineado con las tendencias corporativas de incorporar procesos de negocio 100% electrónicos, ya que la información se genera y procesa en formato electrónico, sin pasar por el papel, alcanzando el mayor grado de ahorro de costes, automatización y productividad.
Con Canon Digital HR, es posible optimizar los procesos de RRHH en todo el ciclo de vida del empleado, adaptándose a sus necesidades presentes y futuras, creciendo con su organización y abordando aspectos que son tendencia en la actualidad, como el trabajo en movilidad, las nuevas tecnologías (Cloud Computing, SaaS...), el Business Intelligence, la adaptación a posibles nuevas regulaciones o cambios en las normativas, y facilitando los procesos derivados de las grandes reorganizaciones o reestructuraciones a causa de adquisiciones o fusiones, incorporando al sistema automáticamente nuevos empleados y expedientes por lotes y controlando los procesos que se derivan de ello.
De esta forma los departamentos de RRHH obtienen mayor agilidad -un 33% en promedio incorporando tecnologías de captura y extracción automática de formularios-, mejor servicio al empleado, aumento del control, la visibilidad y acceso a la información, ahorro de costes en archivo, manipulación y envío de papel y, por supuesto, una mayor seguridad de la información confidencial y cumplimiento de LOPD, PRL, etc.
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