Por qué imputar bien las horas de tu proyecto te hará más fiable a tus ojos y a los de tus clientes

¿Cuántas horas se dedican realmente a un proyecto y cuántas se facturan al cliente? Las discrepancias entre estas dos magnitudes, a veces abismales, han gobernado las relaciones empresariales durante décadas, generando no pocas tensiones y desconfianza a ambos lados de la interacción comercial.

¿Cuántas veces las expectativas del cliente se han visto defraudadas por unos -a su juicio- resultados muy por debajo y/o una factura muy por encima de la dedicación recibida de su proveedor? Y, a la inversa, ¿cuántas veces el prestador de servicios no se ha sentido infravalorado y, sobre todo, infrarremunerado por un proyecto que le ha acabado suponiendo mucho más tiempo y recursos de los inicialmente presupuestados?

Es cierto que este tipo de conflictos a cuenta de las horas solo suele salir a relucir cuando las cosas salen mal, y que pocas empresas prestan atención a ese cómputo minucioso del tiempo una vez que el proyecto llega a buen término. Pero deberían. Y no solo porque hacerlo facilita una relación transparente y saludable entre proveedor y cliente, sino porque es la única forma objetiva que tienen ambos de valorar la verdadera eficacia de proyecto.

Es sabido que una de las bases de las relaciones empresariales exitosas es que estas se fundamenten en el famoso win-win, y la ratio horas trabajadas/horas facturadas suele ser uno de los primeros factores por los que ese equilibrio se resquebraja.

El cliente actual no se conforma con conocer los resultados de un proyecto, los ‘qués’ o los ‘cuántos’; también quiere conocer los ‘cómos’, es decir, los medios por los cuales se ha llegado hasta esos objetivos.

Y en esa meticulosa descripción de los mecanismos del éxito, un cómputo preciso y riguroso de los esfuerzos realizados resulta indispensable. Una imputación precisa de las horas es, además de sinónimo de transparencia, un seguro de vida para ambas partes frente a posibles malentendidos y errores humanos.

En ese sentido, conviene apuntar que la principal causa que hay detrás de horas imputadas de más (o de menos, que también sucede) no es la mala fe ni el deseo de inflar la facturación por parte del proveedor (aunque, lógicamente, también se dan casos), sino el error humano.

La ausencia de un sistema para realizar esa tarea, o la necesidad de que sea el propio consultor quien, al finalizar su jornada, cansado y con muchas otras preocupaciones en su cabeza, tenga que consignar manualmente sus horas y, a veces, cuando se trata de un jefe de proyecto, las de los miembros de su equipo, es terreno abonado para errores, olvidos, inexactitudes, duplicaciones y, directamente, chapuzas a la hora de consignar esos datos.

También para la propia empresa prestadora de servicios es esencial tener un mayor control sobre la forma en que emplea sus horas y sus recursos, tanto humanos como tecnológicos o de otra índole, en cada proyecto.

Esta información es la que le permitirá saber si ese proyecto es rentable o deficitario, si está avanzando del modo esperado o si, por el contrario, va retrasado, necesita un cambio en la planificación, un rediseño de objetivos o una reasignación de sus recursos antes de que sea tarde para enderezar el rumbo.

La buena noticia es que, contrariamente a lo que se pueda pensar, la correcta imputación de las horas de un proyecto no es una cuestión reservada a las grandes empresas o los maniáticos del control.

Herramientas digitales como las WorkMeter, concretamente, con su funcionalidad de seguimiento y control de proyectos o clientes, permiten a cualquier empresa imputar las horas de los trabajadores a los distintos proyectos y clientes de manera automática.

De esta manera, la tecnología no solo elimina la posibilidad del error humano, sino que ayuda al seguimiento de la marcha de esos trabajos y ofrece otras valiosas informaciones, como la rentabilidad/hora de cada proyecto.

Y es que imputar de manera rigurosa las horas ha dejado de una extravagancia o una deferencia que se tiene con los clientes “especiales”, para pasar a ser un elemento clave sobre el que construir cualquier relación duradera de confianza entre un proveedor y su cliente. Y, para quien la pone en práctica, el mejor indicador de que existe un sano equilibrio entre esfuerzo y recompensa.

Joan Pons, CEO de WorkMeter

Joan Pons
Utilizamos cookies propias y de terceros para posibilitar y mejorar su experiencia de navegación por nuestra web. Si continua navegando, consideramos que acepta su uso.