RRHH Press. Un estudio de la multinacional RICOH ha puesto de relieve que los trabajadores europeos responsables de la gestión de los procesos de documentos críticos de la empresa dedican cerca de 362 millones de horas anuales a dicha función, lo que supone un coste empresarial total de 147.000 millones de euros.El informe de RICOH, denominado ‘Índice de Eficiencia de Procesos’, revela también que las empresas europeas podrían estar perdiendo un aumento potencial de los beneficios de 46 mil millones de euros como consecuencia de los métodos ineficientes existentes utilizados para procesar la información.
El Índice de Eficiencia de Procesos de RICOH examina cómo las compañías gestionan sus procesos documentales críticos, es decir, aquellos procesos que se producen regularmente y que repercuten en las interacciones empresariales con los clientes y los empleados. Por ejemplo, los pedidos de compra, los registros de pacientes o las facturas. El estudio también identifica las áreas de mejora, así como el rendimiento económico que dichas mejoras podrían generar.
A pesar del tiempo y la inversión considerable que se destina al procesamiento de documentos críticos de la empresa, las compañías europeas reconocen en su mayoría que tienen un potencial considerable de mejora. Los participantes en el estudio señalaron que las tres prioridades principales consisten en aumentar el intercambio de conocimiento (67%), mejorar la seguridad (67%) y fomentar la efectividad del personal (65%). Las principales barreras que presentan estas mejoras son la falta de tiempo (45%) y la falta de recursos (35%).
El índice también revela que las empresas europeas a menudo se muestran reacias a adoptar iniciativas a favor del ahorro de tiempo, como la externalización, debido a cuestiones de seguridad. No obstante, una de cada doce empresas aceptó que los procesos de seguridad existentes no protegen los documentos confidenciales, mientras que el 36% admitió que o bien ellos mismos o el personal había perdido o traspapelado información importante.
A pesar de los avances tecnológicos disponibles, el índice demuestra que muchos procesos de documentos son innecesariamente intensivos en mano de obra. El 43% de todos los procesos de documentos críticos de la empresa se basan en datos en formato impreso, y solo el 22% de las personas encuestadas reconocieron la utilización de un flujo de trabajo completamente automatizado en su organización.
