Las reuniones son uno de los principales ladrones de tiempo en la actualidad.
Cuando se desempeñan responsabilidades ejecutivas, es habitual recibir convocatorias a reuniones de gestión, planificación o resolución de conflictos.
Suele suceder que esas convocatorias se dirigen a muchas más personas de las necesarias, lo que genera importantes pérdidas de tiempo en reuniones a las que se asiste como mero espectador.
Desde Mindgram, plataforma europea B2B que ofrece apoyo integral a los empleados en el ámbito del bienestar, se han ofrecido algunos consejos útiles para gestionar los tiempos del personal de forma óptima:
- ¿Cuál es la finalidad de la reunión que estás programando? Define con claridad el problema, los objetivos y la meta.
- ¿A qué personas de qué departamentos atañe la asistencia? Quizá a ciertas personas que has pensado convocar les sea suficiente con leer un breve informe tras la reunión, si solo han de estar al corriente. Asegúrate de que a esa reunión asisten las personas que tienen capacidad para resolver la situación planteada.
- Si tu departamento es el que organiza la reunión, pide a los asistentes que te envíen con anterioridad un resumen de los puntos que quieren tratar; así podrás preparar y distribuir un guion a todas las personas implicadas.
- Cuando envíes la convocatoria por correo electrónico, configura el mensaje para que esa reunión se cree en las agendas de los receptores y que les salte un aviso con anterioridad.
- Designa entre los asistentes a un conductor de la reunión, y pídele que, al finalizar, realice un breve resumen de los avances realizados y lo distribuya tanto a los presentes en el encuentro como a todos aquellos que no asistieron pero sí deben estar al corriente de lo tratado.
- Si las reuniones se producen por desarrollo, crecimiento o asuntos que continúan en el tiempo, utiliza una aplicación de línea de tiempo para trocear los objetivos y situarlos dentro de un plazo calendarizado. Asegúrate de enviarla actualizada a todos los asistentes un par de días antes de la reunión, para que todos sepan la situación real y las desviaciones que existen respecto a las previsiones.
- Evita la proliferación de las cadenas de correos electrónicos que consumen tiempo y recursos innecesariamente. Es mejor que fijes una reunión con las partes implicadas.
- Apoyate en expertos. Si te enfrentas a una sobrecarga de tareas que te conducen a un bloqueo mental, te das cuenta de que te cuesta distinguir entre lo urgente y lo importante y debes afrontar momentos de mucha presión, el equipo de expertos en coaching y salud mental de Mindgram pueden ayudarte a resolver con eficacia este tipo de situaciones laborales y muchas otras de tu día a día.
