¿Aprovechas al máximo tus reuniones? Algunos consejos para no perder tu tiempo ni el de los demás

Las reuniones son uno de los principales ladrones de tiempo en la actualidad.

Cuando se desempeñan responsabilidades ejecutivas, es habitual recibir convocatorias a reuniones de gestión, planificación o resolución de conflictos.

Suele suceder que esas convocatorias se dirigen a muchas más personas de las necesarias, lo que genera importantes pérdidas de tiempo en reuniones a las que se asiste como mero espectador.

Desde Mindgram, plataforma europea B2B que ofrece apoyo integral a los empleados en el ámbito del bienestar, se han ofrecido algunos consejos útiles para gestionar los tiempos del personal de forma óptima:

  • ¿Cuál es la finalidad de la reunión que estás programando? Define con claridad el problema, los objetivos y la meta.
  • ¿A qué personas de qué departamentos atañe la asistencia? Quizá a ciertas personas que has pensado convocar les sea suficiente con leer un breve informe tras la reunión, si solo han de estar al corriente. Asegúrate de que a esa reunión asisten las personas que tienen capacidad para resolver la situación planteada.
  • Si tu departamento es el que organiza la reunión, pide a los asistentes que te envíen con anterioridad un resumen de los puntos que quieren tratar; así podrás preparar y distribuir un guion a todas las personas implicadas.
  • Cuando envíes la convocatoria por correo electrónico, configura el mensaje para que esa reunión se cree en las agendas de los receptores y que les salte un aviso con anterioridad.
  • Designa entre los asistentes a un conductor de la reunión, y pídele que, al finalizar, realice un breve resumen de los avances realizados y lo distribuya tanto a los presentes en el encuentro como a todos aquellos que no asistieron pero sí deben estar al corriente de lo tratado.
  • Si las reuniones se producen por desarrollo, crecimiento o asuntos que continúan en el tiempo, utiliza una aplicación de línea de tiempo para trocear los objetivos y situarlos dentro de un plazo calendarizado. Asegúrate de enviarla actualizada a todos los asistentes un par de días antes de la reunión, para que todos sepan la situación real y las desviaciones que existen respecto a las previsiones.
  • Evita la proliferación de las cadenas de correos electrónicos que consumen tiempo y recursos innecesariamente. Es mejor que fijes una reunión con las partes implicadas.
  • Apoyate en expertos. Si te enfrentas a una sobrecarga de tareas que te conducen a un bloqueo mental, te das cuenta de que te cuesta distinguir entre lo urgente y lo importante y debes afrontar momentos de mucha presión, el equipo de expertos en coaching y salud mental de Mindgram pueden ayudarte a resolver con eficacia este tipo de situaciones laborales y muchas otras de tu día a día.

 

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