Recursos Humanos RRHH Press. La oficina sin papel no es un concepto moderno. De hecho, ya se hablaba de ello en un artículo del Business Week publicado en 1975. Cuarenta años después, uno de cada tres ejecutivos (31%) ha respondido a una reciente encuesta de la Asociación para la Gestión de la Información e Imágenes (AAIIM) admitiendo que en su oficina sigue habiendo “montañas” de papeles.
La visión de la AIIM sobre el papel en las empresas revela que solo el 17% de los empleados trabajan en lo que podría denominarse un entorno libre de papel, perdiendo las ventajas asociadas como son la productividad, accesibilidad y cumplimiento de la legislación. Estos resultados se presentan esta semana con el objetivo de fomentar que las empresas adopten un compromiso para reducir el papel en la oficina, con motivo del Día Mundial Sin Papel que se celebra hoy viernes, 6 de noviembre.
Hay un número de razones que dificultan el cambio a la oficina sin papel: el 56% de las empresas creen que siguen necesitando las versiones físicas de contratos, pedidos y formularios firmados y el 40% consideran que necesitan respaldarse y archivar las copias en papel de sus documentos importantes.
El nuevo estudio de la AIIM, patrocinado por Iron Mountain y por otras empresas líderes en la gestión de la información, revela que muchas empresas (49%) no quieren renunciar al papel porque los empleados así lo prefieren, así como por falta de medidas de gestión o escaso conocimiento de soluciones libres de papel (39%).
Según Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain en España, “el papel no ha desaparecido de los procesos de trabajo. Limitaciones culturales, técnicas y de recursos hacen que un futuro completamente digital quede aún lejos para muchas empresas. El primer paso que estas compañías deberían tomar tendría que ir encaminado a una oficina con menos papel”.
“Este enfoque consiste en digitalizar cualquier archivo en papel que tenga valor empresarial, como son aquellos que se tienen que consultar frecuentemente. Con el fin de ahorrar espacio, se recomienda la custodia fuera de la empresa en el caso de los documentos en papel que no se puedan destruir o cuando no es necesario digitalizarlos. Siempre se podrá digitalizar esos documentos cuando sea requerido. Esta es una estrategia que ahorra tiempo y espacio físico en la oficina y ayuda a que los empleados trabajen mejor y den un mejor servicio a los clientes”, concluye Chico.
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