- La desconexión digital no solo es un imperativo legal en España, sino que es un elemento que ayuda a mantener alto el rendimiento y el compromiso de los trabajadores
Redacción. Con la llegada del verano, muchas empresas ganan en flexibilidad horaria con fórmulas que van desde la jornada continua y los horarios comprimidos hasta la extensión del teletrabajo más allá de lo inicialmente establecido para el resto del año.
Incluso hay empleados que pueden marcharse a su lugar de veraneo y se establecen allí durante julio y agosto para seguir trabajando en remoto.
Y aunque, sobre el papel, todas estas modalidades reman a favor de la conciliación y el bienestar del trabajador, en ocasiones chocan con un mal que perjudica tanto al empleado como a la propia empresa: la ausencia de desconexión digital.
Según un informe de InfoJobs, dos de cada tres trabajadores españoles siguen revisando correos o mensajes fuera del horario laboral. Una sobrecarga digital que se hace más acusada durante el periodo estival.
"La desconexión digital es un derecho reconocido legalmente en España, y todas las empresas están obligadas a asegurarlo. Pero la realidad es que muchas veces la costumbre, el miedo a que la ausencia física del empleado tenga efectos negativos para la productividad o una cierta percepción de disponibilidad permanente que sigue pesando sobre el teletrabajo hacen que los mandos impidan que esa desconexión se produzca", denuncia Joan Pons, CEO de WorkMeter.
La empresa española especializada en soluciones digitales de registro de jornada, control horario y medición de la productividad ha publicado un checklist de medidas que pueden adoptar las empresas para asegurarse de que sus empleados desconectan digitalmente en verano. Algo que, recuerda Pons, "no solo les evitará problemas legales en forma de multas y otras sanciones, sino que redundará positivamente en la salud, el rendimiento y el compromiso de la plantilla".
Nueve cosas que puede hacer la empresa para asegurar la desconexión digital de sus empleados
Revisar la legislación. Cualquier duda sobre la importancia de esta cuestión queda disipada con un repaso por la normativa española en materia laboral. Leyes como la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia o el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores dejan medianamente claro cuáles son los derechos de los trabajadores en cuanto a intimidad en el uso de los dispositivos o a la desconexión digital, y las sanciones a las que se exponen las empresas en caso de no poner los medios para garantizar que esos derechos se salvaguardan.
Hacer un diagnóstico de la situación actual. El siguiente paso en este itinerario es analizar de dónde parte. ¿Existe en la empresa una tradición no escrita de mandar comunicaciones a los trabajadores en cualquier momento? ¿Cuáles son los puntos críticos de esas infracciones? ¿Se concentran en fines de semana, horario nocturno, vacaciones…? ¿Qué razones se aducen –si es que se aduce alguna– para esas interrupciones del descanso? ¿Se puede identificar a una serie de infractores recurrentes o "sospechosos" habituales?
Crear un protocolo propio de desconexión. Esta política debe abarcar a todos los trabajadores de la plantilla, incluyendo a aquellos que se desempeñan desde otros países y con otros husos horarios. Si hay excepciones legítimas que justifiquen la interrupción de la desconexión digital, por ejemplo, por razones de turnos, guardias o situaciones extraordinarias, hay que definir claramente cuáles son. El protocolo debe incluir reglas sobre lo que se puede y lo que no se puede hacer. El elemento principal será siempre evitar las llamadas, correos electrónicos y/o whatsapps fuera de determinadas franjas horarias y días.
Trazar los límites de lo que es (y no es) una emergencia. Dentro de ese protocolo, es importante establecer criterios objetivos sobre cuándo es aceptable contactar con un empleado fuera de las franjas de seguridad establecidas. Un estándar puede ser hacerlo solo en caso de fuerza mayor (como una catástrofe natural: danas, incendios, etc.) o accidente grave, o en situaciones que comprometan realmente a la empresa si no se actúa con rapidez (un ciberataque, una avería que detenga la actividad, un trámite administrativo importante cuyo plazo esté a punto de expirar…). En cualquier caso, la urgencia siempre debe ser la excepción y nunca la norma.
Formar a la plantilla. La Organización Mundial de la Salud reconoce el tecnoestrés como una forma de estrés laboral y advierte de que estar "siempre conectado" genera ansiedad, irritabilidad y dificultad de concentración, y puede derivar en burnout. Los trabajadores necesitan recibir formación que les permita conocer los efectos perniciosos de la hiperconexión, aprender a evitar esos riesgos en el día a día y adoptar hábitos más saludables en su actividad digital. Y no solo lo necesitan los mandos, sino también los empleados de base, que muchas veces actúan como "cómplices" necesarios de su propia falta de desconexión.
Utilizar el lenguaje para fomentar una cultura de desconexión. En las comunicaciones asíncronas, la empresa puede reforzar el mensaje de que no se espera una respuesta inmediata por parte del empleado. Por ejemplo, a través de fórmulas como: "este correo puede esperar hasta el horario laboral: respeta tu desconexión digital". O configurando respuestas automáticas fuera de horario o durante las vacaciones indicando que el empleado no está disponible y atenderá el mensaje al volver.
Exigir (y autoexigirse) coherencia. Tener un protocolo de desconexión digital perfectamente definido puede ser suficiente para cubrirse las espaldas frente a una inspección de trabajo, pero no servirá para crear una verdadera cultura de la desconexión si luego la empresa hace lo contrario de lo que predica y los directivos no dan ejemplo. Para evitarlo, es importante hacer un seguimiento de las comunicaciones internas de la organización, por ejemplo, con un registro objetivo de los horarios de envío, para asegurarse de que no vulneran el protocolo interno y perseguir y sancionar a los infractores.
Apoyarse en la tecnología. La mejor manera de saber si se están logrando los objetivos es apoyarse en la tecnología y en datos objetivos. Herramientas digitales de medición permiten el registro automático de las horas de trabajo de cada empleado y la supervisión del respeto a la jornada y los descansos. En algunos casos, se pueden programar recordatorios para realizar pausas y avisos de fin de jornada en caso de detectar patrones de sobreconexión. E incluso es posible configurarlos de tal manera que el sistema deje de funcionar a partir de unas determinadas horas o en horarios específicos.
Recordar que desconectar también beneficia a la empresa. El derecho a la desconexión no es algo que la empresa deba tomarse a la ligera. Las multas por infracciones del descanso digital de los trabajadores pueden ascender hasta los 7.500 euros, y la propia Inspección de Trabajo ha advertido de que pedir a un empleado que trabaje fuera de su jornada debe computarse como horas extra. Eso, por lo que se refiere a la dimensión normativa. Pero es que también se ha demostrado que la ausencia de descanso digital tiene efectos muy negativos en la motivación, el compromiso, el clima o la satisfacción laboral. O que la sobrecarga tecnológica incrementa el absentismo, el presentismo o la rotación no deseada. Y, por si todo esto fuera poco, también hace descender la productividad real de la compañía.
