Redacción. La digitalización es a menudo, especialmente para pymes y trabajadores autónomos, un concepto muy teórico, asociado a un gran desafío y visto con cierto grado de escepticismo.
Y esto es así porque, para mucha gente, la digitalización es un concepto del que no pueden obtener nada concreto. Generalmente se suele pensar que la digitalización tiene que ver con Internet, la nube, ordenadores y teléfonos inteligentes, pero esto suena, simplemente, muy abstracto.
Pero la digitalización no es tan abstracta y complicada como parece. La obligatoriedad de registrar la jornada laboral de los trabajadores impuesta por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo es un buen ejemplo de cómo las empresas y los autónomos se pueden iniciar o progresar en la digitalización de una forma sencilla.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es un término un tanto complejo en el que intervienen muchos aspectos. Pero en pocas palabras, la digitalización no es más que que convertir datos analógicos en un formato digital y, que gracias a ello, nuestra productividad aumente.
Si llevas un control del inventario a través de un programa de ordenador y dejaste el papel atrás hace tiempo, enhorabuena, la digitalización ya ha comenzado en tu empresa y esta integrado en tu día a día.
Sin embargo, este es solo un apartado de la digitalización, un primer paso. Un elemento central en la digitalización es el cambio de los flujos de trabajo y procesos, incidiendo especialmente en la simplificación, optimización y la automatización del trabajo. Para conseguir este fin, los distintos departamentos de la empresa deben estar interconectados entre sí e intercambiar datos virtualmente.
Básicamente, la digitalización se ha iniciado hace décadas. Sin embargo, cuantos más avances tecnológicos se producen, más amplias son las aplicaciones posibles de la digitalización.
Especialmente en los últimos años hemos visto un aumento de posibilidades en el ámbito empresarial gracias al cloud, mejores conexiones a Internet y la movilidad que ofrecen los teléfonos inteligentes. Es evidente que el mundo empresarial está y seguirá estando sujeto a cambios constantes mientras la tecnología avanza, y, hoy en día, es muy rápido.
¿Y qué tiene que ver todo esto con el registro de la jornada laboral?
El control horario como inicio en la digitalización
Aunque muchas veces no se perciba, la digitalización ya es parte importante de nuestra rutina de trabajo. Piensa en todas las cosas pequeñas que hacemos en el PC o en el smartphone, desde escribir correos electrónicos, introducir reuniones en la aplicación del calendario o escanear un recibo, todos ellos son ejemplos de digitalización.
La normativa sobre el registro de la jornada laboral puede parecer más un engorro para las empresas que una ventaja competitiva, pero nada más lejos de la realidad gracias a la digitalización. De hecho, esta es una manera muy simple de digitalizar flujos de trabajo y ahorrar tiempo.
Todavía hay muchas empresas que llevan el control horario en un papel o en una plantilla de excel, y, aunque utilizar esta hoja de cálculo ya contaría como un inicio en la digitalización, la nueva tecnología convierte a este software en rudimentario e ineficiente.
En definitiva, si se opta por una de estas opciones, papel o excel, para cumplir con la normativa del control horario, ello provocará un trabajo extra que llevara bastantes horas realizar.
La cantidad de recursos que se tienen que invertir si se utiliza una plantilla de excel para registrar la jornada de trabajo es muy importante por varios motivos: hay que estar pendiente de que la plantilla este actualizada, modificarla para adaptarla a los siguientes meses y tener presente la posibilidad de que se generen registros inexactos si los empleados están trabajando fuera de la oficina y contabilizan sus horas a posterior.
La buena noticia es que, en la actualidad, gracias al avance en los métodos de digitalización, existen opciones para registrar la jornada de manera digital a través del ordenador o el teléfono móvil. Esto ahorrara mucho tiempo para invertirlo en otras tareas más productivas y mejorar procesos gracias al análisis de los datos.
¿Qué ventajas tiene un control horario digital?
En primer lugar, el registro digital ahorra tiempo a la empresa, ya que elimina la necesidad de escribir todo a mano, en papel o en un excel.
Si estimamos que un empleado necesita unos 5 minutos al día para registrar las horas de trabajo a mano, eso son unos 25 minutos a la semana y alrededor de 100 minutos al mes, casi 2 horas de trabajo improductivo por trabajador al mes, y eso sin tener en cuenta otros costes asociados, como puede ser la propia administración del personal. En este escenario de papel o excel, la plantilla de la empresa está saliendo bastante cara.
Con un control horario online, el ahorro de tiempo puede ser de hasta el 80 %. Esto se consigue gracias a que en una plataforma online que funciona en el PC, o a través de una app, el registro se realiza de forma instantánea desde cualquier lugar, un clic para empezar y otro para terminar... y listo.
De esta manera la documentación siempre sera completa y estará actualizada para cumplir ante una inspección de trabajo. Sí, además, se registran las horas dedicadas a cada tarea/cliente, se podrá conseguir una facturación más rápida gracias a un registro instantáneo, tener el presupuesto del proyecto bajo control y conseguir una información muy valiosa para optimizar procesos de trabajo.
El ahorro obtenido gracias a un control horario digital conduce a una mayor productividad y eficacia. Al fin y al cabo, todo el tiempo ahorrado se puede invertir en otras actividades que puedan generar un beneficio.
Además, gracias a una documentación precisa, será posible analizar y optimizar dónde se invierten las horas de trabajo y mejorar la forma en la que trabaja la empresa. En definitiva, todo lo que te ayude a ahorrar tiempo y a trabajar más eficientemente es una ventaja competitiva sobre la competencia.
Conclusión
La digitalización no es ni es tan compleja ni tan abstracta como podría parecer a priori. El registro de la jornada es solo un área donde se puede implementar la digitalización de manera rápida y sin grandes inversiones.
No se trata de seguir la moda de la digitalización, sino de utilizar las claras ventajas que esta ofrece. Muchas veces con una inversión mínima en la digitalización de la empresa se consiguen importantes ahorros a medio y largo plazo.
