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A pesar de que la firma electrónica está reconocida legalmente en la Unión Europea desde 2014 por el Reglamento Europeo eIDAS, ha sido la crisis sanitaria que estamos viviendo la que la ha convertido en una de las herramientas tecnológicas esenciales para empresas y profesionales de Recursos Humanos.

Según datos publicados por Signaturit, plataforma española de firma electrónica, la tasa de adopción de esta tecnología por parte de las empresas casi se triplicó debido a la crisis del covid-19 durante el período de confinamiento.

Esta solución tecnológica ha demostrado ser imprescindible desde que se declaró el estado de emergencia y se limitó la movilidad, al permitir a muchas empresas mantener su actividad desde entonces, facilitando el cierre de contratos y documentos esenciales para el correcto funcionamiento de cualquier sector y departamento, especialmente dentro de RRHH.

Y parece que esta herramienta digital ha venido para quedarse, ya que los profesionales han podido comprobar todo su potencial -ahorro de tiempo, simplificación de tareas, mejor eficiencia...-, por lo que su uso se está prolongando en esta nueva normalidad y se espera que siga así en el futuro.

Los tres principales motivos para empezar a utilizar ya la firma electrónica

Mejora la gestión de la firma de los contratos laborales

Con la firma electrónica puedes administrar y firmar los contratos de trabajo estén donde estén las partes: empleador, director de RRHH y empleado. Es indiferente que estén teletrabajando, viajando por negocios o en casa a miles de kilometros; esto ya no será un problema para cerrar la incorporación.

Como profesional de RRHH puedes enviar el contrato en unos simples clics al nuevo talento, y este, después de leer la documentación tranquilamente, puede firmarlo desde cualquier dispositivo. Se acabaron los desplazamientos y ese momento incómodo de leer deprisa antes de firmar.

Y lo mismo ocurre con los empleados o proveedores, a quienes podrás enviar los documentos para firmar sin mover un papel. No más esperas ni retrasos por tener que ir a la oficina, acceder a una impresora o enviar documentos por correo postal.

La firma electrónica impulsa la agilidad, y el cierre de los acuerdos se acelera significativamente, de unas semanas a tan solo días u horas.

Simplifica y optimiza los procesos de gestión de contratos

Una solución de firma electrónica permite, principalmente, firmar documentos de forma online, pero también sirve para mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de contratos.

Con una solución de firma electrónica bien diseñada es posible seguir el proceso de firma de los contratos y documentos en tiempo real, teniendo la posibilidad de verificar en cualquier momento si el documento se ha recibido, abierto o firmado por cada firmante.

También es posible programar recordatorios automáticos para los destinatarios que aún no han firmado, configurar una fecha de caducidad para que el documento enviado sea firmado, crear plantillas de los documentos más utilizados, llevar a cabo envíos masivos de firma y muchas más funcionalidades dependiendo del proveedor elegido.

Todas estas opciones agilizan el proceso documental al simplificar y automatizar el envío, monitoreo y archivo de contratos. Por todo ello, se puede afirmar rotundamente que el proceso de firma electrónica es más eficiente que el proceso tradicional en papel, lo que implica una mejora de la productividad y la posibilidad de concentrarse en tareas con más valor de negocio.

Mayor seguridad

Al utilizar una solución de firma electrónica se proporciona una mayor seguridad a los contratos. Para cada proceso de firma se debe generar un documento probatorio que contenga todas las evidencias electrónicas de dicho proceso, por lo que existirá una trazabilidad completa del mismo.

Pero hay que tener claro que no todos los proveedores son iguales, por lo que hay que comprobar las medidas de legalidad y seguridad que cumple cada uno de ellos a la hora de decantarse por uno u otro.

Será necesario, por ejemplo, comprobar si se garantiza la identificación de los firmantes o la integridad del documento firmado, ya que no todos ofrecen a los profesionales de RRHH las garantías necesarias para la gestión de los contratos laborales.

Por estas razones, la transformación digital de los departamentos de Recursos Humanos pasa inevitablemente por la tecnología de firma electrónica, con la que podrán ser más eficientes gracias a la automatización y digitalización de los procesos de contratación y gestión laboral.

Leyre Soto

Leyre Soto
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