Redacción. Si antes de la pandemia las cifras del teletrabajo en España eran de las más bajas de Europa, el confinamiento le dio una vuelta a la situación. Y no solo el confinamiento, ya que en estos momentos, año y medio después de su fin y con el gradual regreso del personal a los entornos laborales, la tasa de personas que trabajan de forma remota se sitúa en el 12,6 %, casi tres veces más que antes de la pandemia.
Obviamente, esta transformación en el paradigma laboral trae consigo una suma de transformaciones en las relaciones, las metodologías, las herramientas y los procesos de las empresas.
Sin papel
Estamos en un momento de cambio, y las áreas de Recursos Humanos lo viven con especial intensidad y protagonismo. La filosofía paperless ha entrado de lleno en estos entornos, y, para que cuaje, es necesario implantar entre los equipos una serie de recursos de apoyo, como es el caso de la firma digital, que conjuga las estrategias de reducción de papel con la realidad del teletrabajo y la internacionalización de los trabajadores.
Las herramientas de firma digital permiten a las empresas y a sus empleados cumplimentar acuerdos comerciales, contratos, presupuestos, documentos de RRHH, acuerdos de confidencialidad, cartas de propuesta de salarios, facturas, actas de reuniones, pólizas, nóminas, acuerdos de teletrabajo, informes de gastos, reclamaciones de deudas, bajas y cualquier otro certificado de forma ágil y segura, en cualquier momento y desde cualquier lugar, tanto en modo teletrabajo como en movilidad, puesto que también pueden emplearse en el smartphone o tablet.
Esto es clave para muchas empresas que, por su naturaleza, necesitan mucha agilidad y en las que un retraso en la firma de un documento puede suponer la pérdida de una oportunidad de negocio.
Elegir bien el software es clave
Para las empresas que apuestan por la digitalización, elegir un software robusto para la firma digital es clave. Buen ejemplo de ello es Smallpdf, una aplicación online, con versión de escritorio, Android e iOS, que ofrece una serie de herramientas de edición para archivos pdf, entre las que se encuentra su propia versión de la firma digital, denominada eSign.
Los departamentos de Recursos Humanos suelen perder demasiado tiempo gestionando documentos en papel, como los contratos laborales. Escanear el documento, entregarlo, archivarlo y luego localizarlo cada vez que es necesaria su consulta, o, en su caso, escanearlo para transformarlo en digital, suman una buena cantidad de pasos que se pueden evitar empleando el sistema de firma digital de Smallpdf.
Con esta aplicación solo es necesario crear el documento en versión digital, transformarlo en un pdf e invitar a la persona a firmarlo a través de la aplicación eSign. El destintario recibirá un email que le dará acceso al documento, en el que puede marcarse el lugar exacto en el que debe estampar su firma.
Utilizando el ratón o el dedo, la persona cumplimenta su rúbrica e, inmediatamente, el archivo está a disposición del remitente, que puede descargarlo firmado y archivarlo en los servidores de la empresa con total seguridad.
Otra modalidad complementaria de uso es la aplicación de firma propia. En este caso, el usuario carga el documento en Smallpdf, traza su rúbrica en el lugar deseado y, después, lo descarga o solicita que otra persona lo firme.
Legal, mejora la productividad y la reputación
La firma digital de Smallpdf tiene validez legal, por lo que ayuda a los departamentos de Recursos Humanos a agilizar todo tipo de gestiones laborales y, por lo tanto, a reducir los tiempos de tramitación y mejorar la productividad.
La digitalización de los procesos de contratación elimina los costes añadidos del papel y de su tratamiento, permitiendo a los equipos dedicar esos tiempos a tareas que aportan mas valor añadido a la empresa.
Además, la imagen y reputación de la compañía se ve reforzada en cuanto a su apuesta por la innovación y por la sostenibilidad medioambiental, que son dos de los pilares de las empresas del futuro.
