Cómo la inteligencia artificial potenciará la comunicación organizacional

Son diversas las maneras cómo la inteligencia artificial (IA) potenciará la comunicación organizacional, ya que es una tecnología empleada en ámbitos clave para las empresas y negocios, tales como los servicios de atención al cliente.

A pesar de que en el informe Cisco Data Privacy Benchmark se pone de relieve que un 31 % de las empresas españolas han limitado por completo la implementación de aplicaciones de IA generativa por sus riesgos en términos de privacidad y seguridad de datos, lo cierto es que es una tecnología que está transformando la comunicación empresarial.

En este sentido, la comunicación interna de negocios y empresas representa un verdadero ejemplo de implementación de la inteligencia artificial.

Una comunicación interna efectiva es crucial en las empresas y negocios

La comunicación interna es uno de los factores que se interrelaciona con diversos ámbitos cruciales en las empresas, influyendo en aspectos como la productividad y la motivación laboral, entre otros, gracias a los que es posible concebir una armonía en las organizaciones cuando se gestionan asertiva y eficazmente.

Por ello, son muchas las empresas y negocios de diversas industrias los que apuestan por implementar estas nuevas tecnologías para optimizar sus labores y, con ello, poner sus esfuerzos en la gestión de otras tareas de índoles operacionales y administrativas.

Existen algunas herramientas, como HubSpot, que, en particular, dispone de un software de comunicación empresarial con el que definitivamente podrás mejorar la experiencia de los trabajadores, así como de los usuarios de tu empresa o negocio, ya que tendrás la facilidad de interactuar con tus prospectos y clientes de manera eficaz.

Este software te ayudará a establecer una mejor comunicación con los equipos de ventas, marketing y de atención al cliente.

Permitirá que todos los profesionales de tu empresa o negocio coincidan en la misma página en tiempo real para la realización de las labores cotidianas de la organización, al igual que facilitará la colaboración entre departamentos y la tramitación de asuntos urgentes.

Así es cómo la IA potenciará la comunicación en la empresa

La IA es una tecnología que se encuentra en continua evolución y que ha cambiado la manera en la que operan empresas y negocios, influyendo en aspectos como la comunicación interna y en el servicio de atención al cliente, entre otras áreas.

Para ello se utilizan softwares y máquinas basados en esta tecnología que tienen la capacidad de llevar a cabo tareas y procesos operacionales que usualmente han dependido de la inteligencia humana.

Algunas de las maneras en que la IA potenciará la comunicación organizacional son las siguientes:

1. Ayuda a redactar diferentes tipos de textos

Un generador de texto con inteligencia artificial facilita la redacción de comunicaciones internas en las organizaciones, así como diferentes tipos de textos para prospectos y clientes, tales como correos electrónicos y newsletters, entre otros.

Este permitirá que los empleados puedan comunicarse de una forma más ágil con sus colegas, teniendo a su vez la posibilidad de poner sus mayores esfuerzos en labores cuya naturaleza sea más compleja y precisen de un mayor nivel de análisis.

De esta manera, la IA puede ayudar a las organizaciones contribuyendo a que se establezcan buenas conexiones entre los compañeros de trabajo. Se enviarán respuestas a emails con mensajes contextualizados, mejorando el flujo de trabajo y, con ello, la eficiencia de los procesos organizacionales.

A su vez, estas herramientas son ideales para mejorar la relación con los clientes, puesto que estos consumidores podrán recibir contenido de valor o comunicaciones en las que se les invite a conocer más a fondo una empresa o negocio, así como a adquirir alguno de sus productos y servicios.

Eso sí: utiliza este tipo de softwares basados en IA de una forma crítica y teniendo en consideración el hecho de que es necesario que las comunicaciones enviadas estén dotadas de emociones y empatía. Es fundamental que tengan ese toque de creatividad que distingue al lenguaje humano.

Por ello, emplea herramientas de creación de contenidos con IA para crear resúmenes, elaborar textos informativos basados en fuentes fiables y realizar redacciones creativas que se adapten al tono y al estilo propios de la empresa o negocio.

2. Mejora el servicio de atención al cliente

Sobre cómo la IA potenciará la comunicación organizacional, esta es capaz de ofrecer un mayor nivel de satisfacción a los clientes, logrando así mejorar la tasa de fidelización de la empresa o negocio.

Uno de los modos de conseguirlo es agilizando la comunicación con estos consumidores en aquellas circunstancias en las que necesitan aclarar dudas e inquietudes antes, durante o después de la compra de un producto o solicitud de un servicio.

Para ello, las tiendas online y otros negocios digitales están utilizando chatbots y otros asistentes virtuales creados con IA.

Cómo la inteligencia artificial potenciará la comunicación organizacional

Estas creaciones tecnológicas representan una verdadera innovación en las empresas. Las mismas pueden ayudar a que los usuarios obtengan respuestas rápidas y precisas a las preguntas realizadas, al igual que van a resolver sus problemas en tiempo real, lo que supone que tengan una buena experiencia con la empresa o negocio.

De igual modo, emplean herramientas que, por sus características, son capaces de analizar datos de clientes para que las interacciones con estos usuarios sean personalizadas.

Puedes usar chatbots para programar citas o videollamadas, seleccionar clientes potenciales y dar respuesta a preguntas frecuentes.

3. Responde preguntas de los empleados

Los chatbots y asistentes virtuales de IA también se pueden usar para mejorar la resolución de consultas y preguntas frecuentes de los empleados.

Además, puedes brindarles información en torno a políticas internas e, incluso, dirigirlos hacia recursos que sean relevantes para ellos.

De esta forma, al implementar herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa basadas en IA, los trabajadores obtendrán respuestas de manera inmediata y los empleados del área de Recursos humanos podrán ocuparse de otros procesos organizacionales inherentes a la empresa o negocio.

Asegúrate de mantener la transparencia en torno al uso de este tipo de innovación empresarial; es decir, permite que tus empleados sepan cuando se están comunicando con un chatbot o asistente virtual creado con IA, y ofrece a los trabajadores la posibilidad de escoger si quieren interactuar con estos asistentes virtuales o, por el contrario, prefieren comunicarse con un humano.

4. Anticipa potenciales problemas en la comunicación interna

Uno de los elementos que servirán a la IA para potenciar la comunicación es el hecho de que ofrece la facilidad de adaptar el contenido según la función, las preferencias y las necesidades específicas de los empleados.

Estos softwares ayudan a mejorar la gestión de la comunicación interna en las organizaciones, puesto que permiten evaluar de qué manera los empleados de la empresa están percibiendo diferentes temas.

Las informaciones obtenidas facilitan la identificación de problemas de satisfacción en estos individuos, proporcionando una visión sobre los posibles desafíos que debe asumir la dirección de la organización.

Cómo la inteligencia artificial potenciará la comunicación organizacional

En la publicación The State of Business Communication: New Threats Opportunities, de Grammarly, se expone que el 72 % de los líderes empresariales considera que el incremento de la productividad es uno de los principales beneficios de una comunicación eficaz.

A través de la implementación de estas herramientas es posible plantear acciones para mejorar la comunicación interna de una empresa cuando se esté observando una disminución en los niveles de producción y motivación de los trabajadores.

En este sentido, estas herramientas te permitirán anticipar potenciales problemas, tales como los conflictos entre equipos o la falta de participación de empleados en algunas labores.

Así pues, envía a los empleados información que sea relevante y sirva para incrementar el compromiso y su adaptación a la organización. Estas son acciones cruciales para concebir una empresa saludable.

Por otra parte, gracias a la IA podrás segmentar a los empleados y les podrás enviar mensajes muy específicos para adaptar comunicaciones en función del rol de cada uno de estos. Puedes hacer esta segmentación según criterios de ubicación, función y preferencias.

La IA permite mejorar la comunicación interna en las empresas o negocios

Si bien la implementación de IA en los entornos empresariales puede mejorar de manera significativa la comunicación organizacional, lo cierto es que también suele ocasionar cambios culturales importantes en estos entornos, particularmente si existen empleados que manifiesten temores de ser reemplazados por la tecnología.

Por esta razón, no solo tienes que reflexionar en torno a cómo la IA potenciará la comunicación organizacional, sino que, para ver resultados favorables, es necesario que “eduques” a tus empleados sobre cómo estas novedosas tecnologías contribuirán, no solo a la mejora de la propia comunicación, sino también a la de otros aspectos operacionales y administrativos.

Estas son acciones con las que se podrá tener una mejor transición en lo que respecta a los cambios de paradigmas que se produzcan en tu organización, dado que afianzará la presencia de tecnologías de IA, haciendo que estas innovaciones empresariales sean verdaderas aliadas y mejoren significativamente la comunicación en estos entornos.

Por último, confío en que todo lo expuesto aquí haya sido de utilidad para ti y comiences a evaluar cómo puedes mejorar la comunicación interna a través de la implementación de tecnologías basadas en IA que, sin duda, ofrecerán grandes oportunidades en estos entornos empresariales.

Maryfel-Alvarado

 

 

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