Redacción. A veces los pequeños cambios tienen una especie de 'efecto mariposa' en los departamentos de Recursos Humanos. Por ejemplo, establecer un software de control horario digital, evitando el uso de ficheros u hojas de control, puede tener un gran impacto sobre el número de horas dedicadas a otras actividades que no sean el papeleo nuestro de cada día.
El control horario a través de herramientas como Factorial no solamente tiene la ventaja de ser más preciso y eficiente, sino que también puede ahorrar problemas legales gracias al respaldo de los registros, auditable tanto por empleados como por sindicatos.
En este artículo mostraremos, con pelos y señales, algunas de las características de estos softwares, nombraremos a los más conocidos y descubriremos sus innumerables ventajas.
El tiempo deja de escaparse por la ventana
Los nuevos sistemas digitales ponen en automático el registro de cada hora trabajada, anulando por completo la necesidad de ficheros, hojas de asistencia o maquinaria de fichaje física, como las que se colocaban en las entradas de las fábricas, por ejemplo.
Así, no solamente se ahorra tiempo de los empleados, sino que también reduce la carga administrativa de los equipos de Recursos Humanos. Con este cambio, los profesionales del sector pueden encargarse de lo que realmente importa en una organización: las personas. Es decir, pueden centrarse en tareas estratégicas como pueden ser la gestión del talento o la planificación de los meses por delante.
Errar es humano. Justamente por eso conviene delegar las tareas de control a este tipo de herramientas, ya que eliminan pequeños desajustes, olvidos o, incluso, dificultad para entender la 'letra de médico' que tienen algunos de los jefes de la empresa.
Los datos se registran en tiempo real e, incluso, los softwares más avanzados ya están integrados con los sistemas de nómina, asegurando una mayor exactitud en el pago de salarios y evitando disputas laborales.
Cumplimiento normativo y transparencia
En algunos países, como es el caso de España a partir de este año, el fichaje digital ha dejado de ser optativo. Debido al Real Decreto Ley 8/2019, el control horario a través de un gestor de ausencias y vacaciones pasa a ser obligatorio para todas las empresas y todos los empleados, con contadas excepciones.
Bajo la misma medida se establece también que los incumplidores pueden recibir multas de hasta 6.250 euros, dependiendo del nivel de la infracción y de su recurrencia. El fin último de la medida es que ningún trabajador supere las 38,5 horas semanales (o al menos no sin cobrar horas extra).
A todo lo anterior se suma que desde el Ministerio de Trabajo ya han realizado una declaración de intenciones para reducir el número a 37,5.
Más transparencia, menos litigiosidad
Para quienes no viven en España y tienen la opción de contratar o no un software de control horario, los beneficios pueden ser igualmente importantes. Uno de los más relevantes del listado es la transparencia.
Al tener un registro accesible por empleados, empleadores y sindicatos, es posible fortalecer la confianza e, incluso, evitar algún problema legal, al tiempo que se fomenta un entorno laboral más justo.
Los datos de las herramientas son imparciales e inalterables, a diferencia de las hojas de cálculo 'caseras' o los ficheros rellenados a mano.
Con nombre propio: Cada solución según el tipo y tamaño de empresa
Para gustos, los colores. En el mercado hay varias opciones de herramientas de control horario, pero no todas son iguales. Podríamos dividirlas en dos categorías principales: aquellas que proporcionan una plataforma integral para la gestión de Recursos Humanos y otras enfocadas exclusivamente en el registro del tiempo trabajado.
En el primer grupo se encuentran viejos conocidos como Factorial, Beebole, Clockify y Sesame HR, que ofrecen funcionalidades avanzadas adaptables a las particularidades de cada organización. Aunque estas plataformas son más completas, suelen ser más complejas de utilizar y requieren una mayor inversión de tiempo para dominar todas sus funciones.
Por otro lado, para empresas pequeñas o aquellas que buscan soluciones más simples, existen opciones como TSheets by QuickBooks o TrackPeople.
También destacan junto a ellas, herramientas como Ficha.Work y Kenjo, que ofrecen alternativas accesibles y funcionales para cubrir necesidades básicas de control horario.
Una herramienta pensada para el futuro
El trabajo después de la pandemia ya no es lo que era. Los talentos exigen cada vez más entornos remotos o híbridos, con un 67 % de los reclutadores reportando su fuga por este motivo.
Las opciones de software digital permiten registrar las jornadas más allá de que el trabajador se encuentre en la empresa o no. Esto da la pauta de que son una herramienta clave para el desarrollo de equipos remotos o híbridos.
Al mismo tiempo, no solamente registran la información sino que, los softwares más avanzados, permiten convertirla en gráficos de tendencias y patrones de trabajo. Hacer esta criba permite detectar datos clave para optimizar la asignación de recursos o reforzar algunos equipos, basándose únicamente en la información detectada gracias al software.
Finalmente, las herramientas digitales permiten, además, hacer un monitoreo de horas extras y tiempos de descanso. Esto ayuda a prevenir el agotamiento laboral y asegura que los empleados disfruten de un equilibrio saludable entre su vida personal y profesional, previniendo el burnout y mejorando las calificaciones de la empresa en sitios de comparación como Glassdoor. Atender al “cliente interno” nunca fue tan fácil.
