Recursos Humanos RRHH Press. La implementación de una política de gastos profesionales en una empresa responde a la necesidad de establecer un eje que rija las normas de consumo. Esta deberá ser trasladada a cada uno de los grupos profesionales para su exhaustivo cumplimiento.
No obstante, en uno de cada cinco casos, el gasto no cumple con las políticas establecidas, según revela el estudio sobre gastos corporativos realizado por Numsight en enero de 2015. Esto puede derivar en un malestar por parte de la empresa y del empleado, ralentización de tiempos, consumos fraudulentos, y por tanto, cierta ineficiencia.
El primer paso para garantizar una política de gastos profesionales eficiente es crear ésta de acuerdo a las necesidades de la empresa y la realidad de cada colectivo dentro de ella. Con este objetivo, es preciso basarse en tres aspectos fundamentales:
1. Conocer los requerimientos de consumo de cada grupo o departamento dentro de la empresa según las actividades que realiza.
2. Basarse en el histórico y la media de gasto de cada perfil de empleado gracias a una contabilidad que mantenga registros por tipo de gasto y categoría.
3. Definir objetivos de control y de optimización de los gastos según el tipo de gasto (por ejemplo, limitar el presupuesto mensual de invitaciones a restaurante por comercial).
El segundo paso es asegurarse de que esa política se cumpla, y para ello deberá implementarse un sistema que permita detectar los gastos que se desvían de la política definida. Existen dos tipos de controles:
1. El control a posteriori, que consiste en que, una vez realizado el gasto, se verifique si éste está dentro de la política definida. Este tipo de control se puede realizar de forma manual, modalidad seguida por el 67% de las empresas en España, o de forma automatizada, que consiste en que una vez registrado el gasto en el sistema, éste, a través de un sistema de validación del gasto, apruebe o rechace de forma automática las liquidaciones de gastos.
2. El control automático a priori, el cual sucede cuando la validación se efectúa directamente en el medio de pago (por ejemplo, una tarjeta), permitiendo solo aquellos consumos que cumplan con lo definido previamente por la empresa.
Además, al utilizarse una tarjeta integrada en el sistema de gestión de gastos, la información del consumo es 100% verídica, ya que viaja desde el terminal punto de venta (TPV), donde se realiza el pago, hasta la nota de gastos del empleado y, posteriormente, al sistema contable de la empresa.
Otra ventaja de la tarjeta es que elimina el sistema de adelantos, práctica usual en el 60% de las empresas en España.
Con un sistema de control a priori, la empresa podrá definir previamente dónde, en qué momentos y hasta cuánto pueden gastar sus empleados, permitiendo a la compañía ahorrar costes, prevenir fraudes y evitar el malestar por liquidaciones rechazadas.
Sodexo, compañía líder en desarrollo de Servicios de Calidad de Vida que refuerzan el bienestar de las personas para mejoran su eficacia y permitir a las empresas y organizaciones ser, día tras día, más eficientes, ha lanzado al mercado la Tarjeta Business Pass. Este nuevo servicio cuenta entre sus ventajas con un sistema de control que permite personalizar las tarjetas de la empresa, limitando el uso de las mismas para gastos en determinados establecimientos, por días de la semana, horas del día e, incluso, por importes máximos.
Por ejemplo, la empresa podrá definir para su colectivo de comerciales que éstos puedan pagar únicamente en restaurantes, gasolineras y parkings de lunes a viernes hasta por un importe máximo mensual en cada red de 150 euros, o dejar mayor flexibilidad a su colectivo de directivos, permitiendo que consuman en cualquier establecimiento dentro o fuera de España, inclusive en cajeros automáticos.
Si alguno de los consumos que se quisiera realizar estuviera fuera de estos términos, el empleado no podría pagar con la tarjeta, y, por tanto, la empresa no lo afrontaría.
En definitiva, un control a priori permite un mejor manejo, registro e inspección del gasto para garantizar el cumplimiento exhaustivo de la política de gastos establecida y tratar así de anticiparse a posibles equívocos y solucionar la complejidad de los adelantos.
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