Ya se ha hablado bastante de cómo la comunicación interna se ha consolidado como una herramienta clave para cohesionar equipos y orientarlos a los objetivos en tiempos de confinamiento y teletrabajo.
La pandemia de covid-19 ha sido el catalizador que ha orientado a los responsables de RRHH a trabajar codo con codo con los de comunicación para adaptar la estrategia, canales y mensajes a la nueva realidad laboral de los trabajadores en España: el trabajo a distancia.
¿Con qué herramientas cuentan las empresas para mejorar la comunicación interna? La tecnología es nuestra gran aliada. Pero sentirse parte de la organización, sentir orgullo de sus actividades y evitar que se pierdan las relaciones con los distintos equipos que antes interactuaban cara a cara es un reto importantísimo en esta nueva era de teletrabajo.
Por ello, a continuación propongo seis ideas o iniciativas clásicas, adaptadas a la “nueva normalidad” del teletrabajo, que pueden utilizar las empresas para mejorar la comunicación interna orientada a los teletrabajadores:
Lo más básico: la newsletter interna
Es una herramienta clásica, pero en este contexto es más útil que nunca. Los mensajes corporativos de la empresa, los resultados, los objetivos conseguidos y las metas que se resisten son parte de los contenidos que pueden darse a conocer a través de una newsletter interna.
Elaborar un boletín para empleados que les informe y actualice periódicamente de lo que ocurre en la empresa, y que ellos deberían conocer, les permitirá seguir sintiendo esa preocupación y cuidado que se debe tener con todos los trabajadores, también con quienes teletrabajan.
Algunos programas en versión gratuita, como Mailchimp, Mailrelay o Sendinblue, facilitan el diseño y su optimización multidispositivo, de modo que los empleados puedan acceder a los contenidos en las mejores condiciones, independientemente de si lo hacen en el ordenador, la tablet o en el móvil.
Canales para unir a personas con los mismos intereses
Crear redes entre empleados es una de las principales dificultades cuando se teletrabaja. Por ello, buscar puntos de encuentro e intereses comunes puede ser la clave en la era del trabajo a distancia.
Por ejemplo, a modo de red social interna, se pueden crear grupos en herramientas como Yammer o Teams para que los empleados que compartan aficiones puedan compartir información e, incluso, quedar para practicar algún deporte.
Eso sí, debe quedar muy claro que el objetivo de dichos canales es generar interés en torno a la temática en cuestión, quedando excluidos contenidos de otro tipo (político, ideológico, religioso, etc.).
Dar el salto a la teleformación
Los trabajadores a distancia deben seguir siendo objeto de los programas formativos de la empresa. Y ahora es muy fácil lograrlo gracias a las distintas aplicaciones de videoconferencias. Ya sean genéricos, o específicos para determinados perfiles o áreas, la teleformación debe ser parte del día a día de quienes teletrabajan, y las empresas deben prepararse para ello.
Retos grupales… a distancia
Otra manera de generar una mayor cohesión cuando se trabaja a distancia es plantear una serie de retos en los que pueda participar todo el equipo a distancia.
Un ejemplo de ello puede ser hacer un vídeo conjunto, en el que cada uno de los empleados se grabe a sí mismo con el móvil durante unos breves segundos haciendo algo muy concreto o bien de forma libre, bajo una idea inspiradora.
Puede ser hacer un gesto, cantar una canción, etc. Se unen todas las piezas y tenemos un vídeo del equipo que teletrabaja. Con la debida autorización de cada uno de los participantes, se puede difundir en las redes sociales.
A la mayoría les gustará verse y ver a sus compañeros afrontando el reto de forma creativa. La idea es que los directivos también participen en estas iniciativas. Y si el resultado se vincula a, por ejemplo, una donación solidaria, será una motivación extra para que los empleados participen.
Otra modalidad es la cadena de retos entre compañeros, para que sean los propios empleados quienes se reten entre ellos mediante un vídeo.
Es recomendable que se convoque primero a quienes quieran participar y se fijen algunas guías y criterios sobre la naturaleza de los desafíos que se deben plantear, para evitar que pueda haber reticencias a asumir las tareas que se les encomienden.
Entrevistas para conocer mejor a los compañeros
Los distintos formatos de entrevistas a empleados pueden resultar aún más útiles en este contexto de trabajo a distancia.
Saber algo más de los intereses, gustos, aficiones y de la vida de algunos compañeros con los que interactuamos a diario, sobre todo de aquellos que tienen alguna afición curiosa o que haya superado un reto en una disciplina que no tenga relación directa con el sector de la empresa o con sus funciones.
Este tipo de contenidos ayuda a empatizar, a generar equipo, a que los distintos compañeros se conozcan mejor a pesar de trabajar desde otros sitios.
Un café con…
La mejor manera de comunicarse con directivos. Es una fórmula muy socorrida para dar a conocer lo que hace un determinado departamento de la empresa a través de las personas que lo lideran.
Se puede plasmar en formato vídeo, pero también en una videoconferencia en vivo, con preguntas en tiempo real o recabadas previamente para organizar mejor las temáticas de las mismas.
La constancia es fundamental. Todas estas iniciativas deben mantenerse en el tiempo, al menos durante un periodo más o menos amplio.
Para lograr que tengan éxito será clave que toda la organización sepa de su existencia, por lo que será indispensable que se den a conocer antes de su puesta en marcha, de modo que las personas que quieran ser parte de la convocatoria sepan muy bien en qué consiste cada iniciativa y estén en ella hasta el final.
Por último, quiero destacar algo de suma importancia: todas las acciones que se desarrollen deben ser coherentes con la cultura de la empresa. No es recomendable replicar directamente lo que hemos oído que ha hecho un competidor y que nos parece interesante o atractivo.
Lo prioritario en las acciones relacionadas con comunicación, tanto interna como externa, es que formen parte de una estrategia establecida en base a un análisis previo de la situación. A partir de ahí, se configurarán los objetivos que se deseen cumplir con dicho plan estratégico.
Por lo tanto, las iniciativas que utilicemos para plasmar estas directrices se deben adaptar y variarán de una organización a otra para ser eficaces y lograr lo que nos hemos propuesto: cohesionar equipos que trabajan a distancia y orientarlos a las metas empresariales.
