Redacción. Los sistemas de nómina gestionan información personal cada vez más sensible, y la preparación frente a los riesgos de ciberseguridad se ha convertido en un factor clave para la transformación del sector.
Así se desprende del estudio 'El potencial de la nómina en 2026', elaborado por ADP, proveedor de soluciones de nómina y recursos humanos, que sitúa la mejora de la seguridad de los datos entre las prioridades de los responsables de nóminas: un 33 % la identifica como un área clave de mejora para los próximos dos o tres años.
El estudio, elaborado a partir de una muestra de más de 1.800 altos directivos de empresas de 20 países —700 de ellos en Europa—, refleja que los responsables de nóminas son conscientes de las amenazas a las que se enfrentan. La proporción de organizaciones que declara haber sufrido al menos un incidente de ciberseguridad en sus procesos de nómina ha pasado del 57 % al 70 % en un año. Un 23 % informa de tres o cuatro incidentes a lo largo del ejercicio, y una proporción menor experimenta cinco o más.
Las estrategias frente a este riesgo, sin embargo, siguen siendo desiguales: solo el 41 % de las organizaciones ha implementado un plan de contingencia para toda la empresa, mientras que otras recurren a marcos más limitados o específicos de cada país. Un 47 % ya ha reforzado sus recursos de seguridad de datos, y otra parte se encuentra en proceso de hacerlo.
La complejidad regulatoria supone el doble de coste para las empresas
Gestionar la normativa laboral en distintas jurisdicciones sigue siendo una de las mayores cargas operativas para las organizaciones globales. Tres cuartas partes de los directivos (75 %) la describen como un desafío importante, y el 70 % reconoce dificultades para identificar dónde incumple la normativa, lo que genera un punto ciego con consecuencias financieras directas.
El 69 % de las organizaciones afirma pagar de más a sus empleados antes que arriesgarse a infringir la normativa, un enfoque prudente pero costoso. Pese a ello, el 68 % sigue incurriendo en sanciones por incumplimiento al menos una vez al año, y el 47 % identifica la aplicación de nueva legislación como una de las dos principales causas de errores en el procesamiento.
Para Bárbara Gómez, directora de operaciones de ADP Iberia, "cuando dos tercios de las organizaciones sobrepagan deliberadamente a sus empleados porque no pueden desenvolverse con seguridad en las regulaciones locales, queda claro que el enfoque actual no funciona. La solución no es ser más cautelosos, sino rediseñar la gestión de riesgos de la nómina".
"En un entorno global de nómina complejo y fragmentado, los líderes deberían unificar el cumplimiento y la seguridad bajo un único modelo operativo, en lugar de tratarlos como ámbitos separados. Incluso con la adopción de la IA por parte de las empresas, esta no se adapta fácilmente a las fronteras debido a las diferencias en las leyes laborales, las normas fiscales y las estructuras de datos. Esto pone de manifiesto la necesidad de sistemas que supervisen los cambios regulatorios en tiempo real, integren controles de seguridad en los flujos de trabajo de la nómina y desarrollen estructuras de equipo que garanticen la experiencia regulatoria y técnica necesaria para afrontar esta complejidad", añade Gómez.
La escasez de personal cualificado acelera la adopción de la inteligencia artificial
El 68 % de las organizaciones señala que su servicio de nóminas se ha visto afectado por la escasez de personal cualificado, frente al 61 % del año anterior, y el 64 % reconoce dificultades para contratar personal externo.
Según el estudio, es esta brecha de talento —y no el propósito de reducir plantilla— la que impulsa a las organizaciones hacia soluciones tecnológicas. Los directivos invierten en formación y reciclaje del personal, pero reconocen que las capacidades de la inteligencia artificial (IA), combinadas con el criterio humano y el conocimiento institucional, serán determinantes para afrontar la complejidad normativa.
El 72 % se plantea cómo mantener la prestación de servicios ante la menor disponibilidad de talento. El 44 % de estas organizaciones recurre a la IA para cerrar esa brecha —la estrategia más habitual—, seguido del 40 % que automatiza procesos manuales y el 39 % que estandariza procesos entre regiones.
Alrededor de un tercio ya utiliza la IA para tareas como la introducción de datos (35 %), la detección de errores (35 %) o la gestión del cumplimiento normativo (33 %), mientras que entre el 37 % y el 40 % está estudiando o implementando esta tecnología en dichas áreas.
Cambio estructural en la gestión de nóminas
El estudio constata además un cambio estructural en la posición de la gestión de nóminas dentro de las empresas. La proporción de organizaciones que gestiona las nóminas como una función independiente se ha más que triplicado en un año, al pasar del 13 % al 43 %. Al mismo tiempo, solo el 21 % de los equipos de nóminas se integra ahora en el departamento financiero, frente al 52 % anterior, lo que indica que las compañías tienden a considerar la gestión de nóminas como una función estratégica propia y no como un subdepartamento de finanzas.
Este cambio se acompaña de inversión en nuevas capacidades: el 76 % de los responsables de nóminas afirma estar ampliando sus equipos, con especial atención al cumplimiento normativo (38 %), la seguridad de datos (37 %), el análisis (37 %), el procesamiento de nóminas (35 %) y TI (34 %). Un 44 % de los responsables querría que sus equipos dedicaran más tiempo al análisis de datos y a la mejora de procesos, y un 43 % preferiría reforzar la planificación estratégica y la integración de tecnologías emergentes.
La reestructuración refleja el papel de la gestión de nóminas en la intersección de finanzas, recursos humanos y cumplimiento normativo, un ámbito que concentra uno de los conjuntos de datos de personal más completos de cualquier organización y que empieza a integrarse con la planificación de plantillas, el seguimiento normativo y la experiencia del empleado.
