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Redacción. Las empresas se enfrentan a un mayor riesgo de pérdida de datos si no ponen freno a determinadas acciones de sus empleados, tanto antiguos como actuales.

Según el informe Sorting out digital clutter in business (Eliminando el desorden digital en los negocios), de Kaspersky Lab, hasta un 30 % de los empleados españoles sigue teniendo acceso a archivos y documentos de antiguas empresas en las que ha trabajado, pese a no estar ya en plantilla, lo que pone en riesgo la integridad de los datos y la supervivencia de la compañía.

Además, los antiguos empleados también pueden utilizar estos datos en su propio beneficio, por ejemplo, en un nuevo puesto de trabajo, o pueden borrarlos o dañarlos accidentalmente. Como resultado, la recuperación de datos requerirá tiempo y esfuerzo que se podría emplear en tareas empresariales más útiles.

Las empresas navegan en la actualidad en un mar de archivos digitales, utilizan aplicaciones de colaboración, documentos online y servicios para compartir información, lo que puede complicar el seguimiento de dónde residen los datos, quién tiene acceso a ellos, cuándo y cómo.

Este desorden digital no supone solo un quebradero de cabeza organizativo, sino que podría suponer también una desventaja o, incluso, una amenaza para las empresas.

La sospecha ante un acceso no autorizado a los archivos de trabajo puede proceder de la parte menos obvia: los trabajadores que ya no están en la empresa pero que no han sido dados de baja del servicio de correo electrónico corporativo, de la aplicación de mensajería o de los documentos de Google.

La situación es especialmente preocupante, puesto que estos activos pueden estar protegidos por derechos de autor o incluir datos confidenciales que, si se divulgan, podrían ser utilizados por los ciberdelincuentes o los competidores en su propio beneficio.

De hecho, entre los encuestados españoles que participaron en el estudio de Kaspersky Lab, el 75 % admitió haber trabajado con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales.

Así mismo, algo menos de la mitad (45 %) encontró accidentalmente información confidencial sobre salarios e incentivos mientras trabajaban. Si un empleado puede encontrarse de forma fortuita con este tipo de información sensible, también lo puede hacer un hacker.

El desorden de datos digitales también hace que los empleados necesiten más tiempo para encontrar un documento o los datos correctos almacenados en diferentes lugares. Así, el 60 % de los encuestados en España ha tenido dificultades para localizar un documento o archivo mientras trabajaba.

Por otra parte, el 50 % de los encuestados españoles utiliza el mismo dispositivo para el trabajo y en el ámbito personal, lo que significa que la información puede duplicarse o quedar obsoleta, causando confusión y posibles errores en el trabajo.

Este desorden digital también puede comprometer los datos si caen en manos de un tercero o de un competidor, y de ello pueden derivar otras implicaciones graves, como sanciones y demandas por parte de los clientes, como resultado de la violación de un acuerdo de confidencialidad o de la legislación de protección de datos.

El problema del acceso a los activos también se pone de manifiesto por el hecho de que cerca de un tercio (32 %) de los trabajadores admite compartir sus credenciales de usuario y contraseña con un compañero.

En la cultura actual de espacios abiertos y formas colaborativas de trabajo en la oficina, los empleados tienden a no poner límites y a compartirlo todo con sus colegas, desde clips e ideas hasta escritorios, tareas e, incluso, dispositivos.

Los malos hábitos relacionados con las contraseñas y esta actitud de laissez-faire hacia los datos corporativos sensibles pueden parecer bastante inofensivos y pueden no conducir directamente a una infracción; sin embargo, apuntan a la necesidad de una educación más amplia acerca de los riesgos.

Los archivos digitales en desorden y el acceso incontrolado a los datos a veces pueden dar lugar a brechas y ciberincidentes, pero, en la mayoría de los casos, es probable que se produzcan interrupciones en el trabajo, pérdida de tiempo y de energía asociada con la recuperación de los archivos perdidos.

Para las empresas la situación es muy poco deseable. La lucha contra el desorden, la gestión cuidadosa de los derechos de acceso y el uso de soluciones de ciberseguridad no se limitan solo a la protección contra las ciberamenazas.

Para asegurar que el desorden digital no empaña las prácticas de seguridad de datos, Kaspersky Lab recomienda establecer una política de acceso a los activos de la empresa, incluidos los buzones de correo electrónico, las carpetas compartidas y los documentos online, recordar periódicamente al personal las normas de ciberseguridad de la empresa, para que entiendan lo que se espera de ellos y se conviertan en algo natural, utilizar el cifrado para proteger los datos corporativos almacenados en los dispositivos, realizar copias de seguridad de los datos para garantizar que la información esté a salvo y sea recuperable en caso de incidente, fomentar buenos hábitos de contraseñas entre los empleados y elegir una solución de ciberseguridad cloud acorde al tamaño de la empresa.

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