Redacción. Cuando los profesionales de Recursos Humanos oyen hablar de Robotic Process Automation (RPA) o Automatización Robótica de Procesos, suelen asociar este concepto exclusivamente a la automatización del área de administración de personal.
Así lo destaca el informe La robotización de RRHH en las empresas españolas, elaborado por Meta4 junto a Future for Work Institute (FFWI), con la participación de Capgemini, everis, EY, IBM, Konecta, Prosegur y Uipath.
Sin embargo, este estudio pone de relieve que existen múltiples posibilidades y ventajas que estas innovadoras tecnologías pueden ofrecer a todos los procesos de gestión de talento, claves para incrementar la productividad de las organizaciones, como son:
Selección de Personal
En el ámbito del reclutamiento de nuevos profesionales, las soluciones RPA, además de poder aplicarse en el proceso de conversión de candidatos a empleados, también pueden ser utilizadas para llevar a cabo las cribas y la clasificación de la información de estos candidatos, además de gestionar las interacciones generadas durante el proceso de selección.
Onboarding
Los RPA proporcionan una mayor eficiencia en el proceso de incorporación e integración de un nuevo empleado en la empresa, al permitir registrar los datos de la persona en los diferentes sistemas en los que precisa ser dada de alta y facilitar la coordinación de RRHH con otras funciones, como IT, Seguridad o Facilities.
Atención al Empleado
Los RPA también facilitan la interacción entre el departamento de Recursos Humanos y los empleados de la empresa de cara a la resolución de incidencias, dudas, solicitudes de certificados y otros documentos y comunicaciones periódicas de diversa naturaleza.
Formación
La aplicación de RPA en ámbito de la formación se utiliza principalmente para automatizar todas aquellas tareas relacionadas con la gestión logística y administrativa de las actividades formativas.
Offboarding
De la misma forma a cuando un empleado se incorpora a una compañía, en el momento de abandonar la empresa las soluciones RPA sirven para dar de baja a la persona de los diferentes sistemas y a coordinar la salida con otros departamentos.
Reporting y sistemas corporativos
Otra tarea para la que se suele utilizar soluciones RPA es la elaboración de informes y cuadros de mando de la función de Recursos Humanos, y, en el caso concreto de empresas multinacionales con presencia en varios países, para la integración de sistemas locales de RRHH con los sistemas corporativos de la compañía.
Nómina y administración de personal
En el caso de los procesos de nómina y administración de personal, que, según se apuntaba al inicio de este artículo, son lo más vinculados por los profesionales de RRHH con la robotización, estos son más propensos a ello por ser fácilmente estandarizables y con un volumen suficiente para que la inversión proporcione un retorno para la empresa.
En este ámbito, las soluciones RPA posibilitan mantener datos maestros de empleados permitiendo intervenir en procesos como la autorización y control de vacaciones y permisos, el control de jornada y horas extraordinarias, la gestión de situaciones de incapacidad temporal, la aprobación y pago de notas de gastos, el cálculo de conceptos de retribución variable, la gestión administrativa de personal expatriado, así como diferentes interacciones con sistemas de organismos oficiales.
