Aunque no es una disciplina ni mucho menos nueva, la comunicación interna sigue siendo una asignatura pendiente en muchas empresas que, o bien, no le han concedido la importancia que merece, o bien no han sabido abordarla de la manera que mejor se adapte a sus circunstancias particulares.
Su condición híbrida, a caballo entre Recursos Humanos y comunicación corporativa -lo que invita a una cierta indefinición en cuanto a quién asume la responsabilidad de interaccionar con los empleados-, una cultura aún excesivamente jerárquica y muy acostumbrada a los mensajes unidireccionales en muchas compañías o unos canales de comunicación insuficientes e inadecuados han podido lastrar el desarrollo de una de las mejores herramientas con las que cuenta una organización para mantener altos los niveles de motivación, productividad y eficacia entre la plantilla.
Este retraso podría estar llegando a su fin. En los últimos años, diversos factores están contribuyendo a insuflar un nuevo impulso a la comunicación interna en las compañías que no solo está recuperando el terreno perdido a gran velocidad, sino que parece estar viviendo un momento dulce, erigiéndose en piedra angular de las estrategias de gestión de personas en las empresas.
La pandemia ha jugado un papel importante en este renacer. Cuando el confinamiento trasladó, de la noche a la mañana, el trabajo desde las sedes corporativas hasta los hogares de los empleados, la comunicación interna fue el hilo que mantuvo la conexión entre las organizaciones y sus trabajadores. No es de extrañar, por tanto, que la función haya ganado prestigio y visibilidad, y haya recibido al fin ese reconocimiento que llevaba tanto tiempo mereciendo.
Según una reciente encuesta de Dialenga, más del 75 % de las empresas declaran que la comunicación entre empresa y empleados es un asunto de gran importancia para la dirección general. Más vale tarde que nunca.
Por fin parece que los primeros ejecutivos empiezan a ser conscientes del enorme valor que la comunicación interna aporta a la organización en múltiples aspectos. Una función que permite conocer mucho mejor a la plantilla, proporciona cohesión al equipo, facilita la captación de los colaboradores, impulsa el liderazgo, mejora la toma de decisiones, genera confianza, cultiva la transparencia y es un catalizador del cambio y la mejora interna.
Tecnología para ‘hablar’ con el empleado
El segundo factor que ha permitido a la comunicación interna dar ese paso al frente es la digitalización.
La revolución tecnológica sin precedentes que estamos viviendo, y que ya se encontraba en pleno apogeo antes del covid-19, está proporcionando a la comunicación interna las alas que están permitiendo su despegue.
Apps, gamificación, people analytics, webs del empleado y un sin fin de nuevos canales y formatos están nutriendo a los profesionales de esta especialidad de auténticos superpoderes para llegar hasta donde antes no habían soñado hacerlo y de maneras mucho más atractivas e instantáneas.
La conjunción de estos dos elementos ha significado una revolución para las comunicaciones empresariales. La comunicación interna y los canales digitales diseñados específicamente para la función permiten interactuar con el trabajador de manera instantánea y en el momento y lugar en los que es pertinente esa comunicación. Esto permite a la empresa no perder ninguna oportunidad de escuchar y conocer lo que realmente viven sus empleados en el día a día.
No solo para teletrabajadores
La irrupción del teletrabajo masivo a consecuencia de la crisis sanitaria abrió los ojos y la mente de muchos directivos, que vieron en la comunicación interna una tabla de salvación para mantener sus negocios en funcionamiento.
Así fue. Las herramientas digitales han permitido mantener estos canales permanentemente abiertos y a las organizaciones en constante conversación con sus trabajadores deslocalizados.
Curiosamente, aunque el foco se puso en los teletrabajadores, una vez que se está pudiendo retornar a los centros de trabajo, las soluciones digitales aplicadas a la comunicación interna están permitiendo conectar con la organización a una ingente cantidad de trabajadores que tradicionalmente se han visto excluidos de ese flujo de mensajes. Nos referimos a todos esos trabajadores deskless -sin mesa de trabajo- que desempeñan sus funciones lejos de la oficina, en tiendas, almacenes, fábricas, instalaciones técnicas, campos, obras, vehículos o visitando clientes.
Una tipología de empleados que representa casi el 80 % del total de la fuerza de trabajo de nuestro tejido empresarial y que, sin embargo, han sido históricamente los grandes olvidados de la comunicación interna.
La revolución móvil ha supuesto una autentica revolución para estos profesionales. Comerciales, dependientes, repartidores, transportistas, agricultores, operarios o técnicos que no trabajan con ordenador en su día a día -muchos de ellos ni siquiera tienen una dirección de correo electrónico-, y cuyos únicos canales de contacto con sus empresas eran los tablones de anuncios, las cartas impresas y las revistas corporativas que encontraban en las zonas comunes cuando iban a fichar o a cambiarse de ropa.
Los entornos digitales, y especialmente las apps, han cambiado esto para siempre. Las aplicaciones de comunicación interna abren todo un universo de posibilidades a empresas y trabajadores que, de algún modo, han tenido la oportunidad de empezar a ‘conocerse’ mutuamente.
“Nosotros hemos tenido claro desde el principio que la comunicación interna tiene que llegar a todo el mundo dentro de la empresa. Da igual que trabajes en una oficina, haciendo repartos en furgoneta o en el campo, los smartphones y las apps están ahí y podemos aprovecharlos para que los empleados no se sientan fuera la compañía, que es el mensaje que les transmitimos cuando no les hacemos partícipes del diálogo”, señala Miguel Martín-Forero, product manager de Dialenga.
Y es que las ventajas de una app aplicada a comunicación interna son enormes. En primer lugar, son de muy fácil aprendizaje, ya que un altísimo porcentaje de la población está habituada a utilizar aplicaciones para teléfonos inteligentes, por lo que su manejo no supone ningún problema para estos usuarios, que lo aprenden de manera intuitiva en muy poco tiempo.
En segundo lugar, este tipo de trabajadores está mucho más conectado a la organización, recibe información acerca del día a día y, lo que es aun más importante, tiene la posibilidad de participar en la vida corporativa de una forma mucho más consciente y proactiva. En definitiva, dejan de ser elementos aislados que funcionan por libre y se convierten en valiosos eslabones perfectamente imbricados en el mecanismo interno de la organización.
A nivel de operativa diaria, estos trabajadores también obtienen ventajas adicionales. Sin ir más lejos, tienen a golpe de clic una serie de funcionalidades que hacen que su trabajo gane en agilidad y eficacia. La plataforma de comunicación interna y experiencia de empleado Dialenga ofrece, además de un canal limpio de comunicación entre empresa y empleado, funciones propias de Recursos Humanos que permiten al trabajador efectuar multitud de gestiones, desde consultar y descargar nominas, hasta solicitar vacaciones, buscar información o comunicarse con un área concreta dentro de la empresa.
El potencial de este tipo de herramientas en compañías que tengan a sus empleados disgregados en numerosos puntos geográficos es inmenso.
La firma de moda masculina Álvaro Moreno es un buen ejemplo de ello. Con 47 puntos de venta repartidos por toda la geografía nacional, además de una tienda online, y cerca de 700 personas en nómina, la comunicación con sus empleados a través de canales como los correos electrónicos presentaba numerosos puntos de mejora.
Amily, un desarrollo de comunicación interna basado en Dialenga, les ha permitido dar una nueva orientación e impulso a sus diálogos internos. “Ahora disponemos del contacto estrecho que busca nuestra compañía con todos nuestros empleados. Por ejemplo, cuando abrimos otra tienda, intentamos que los trabajadores, como parte fundamental de la empresa, lo sepan por Amily antes de que aparezca en los medios de comunicación. Esto fomenta la identidad corporativa y el sentimiento de pertenencia”, destaca Manuel de Sola, coordinador de marketing de la firma.
¿Y el futuro?
Sin duda, tecnología y comunicación interna forman un buen equipo. ¿Qué será lo próximo? Ramón García, director de marketing y de RRHH de EXEVI, cree que las nuevas tendencias van hacia una cada vez mayor sofisticación de las apps de comunicación interna, con integración en las mismas de elementos de gamificación, redes sociales o chatbots para atención al empleado.
“Antes, para hacer una consulta rutinaria relativa a tu nómina o a tus vacaciones tenías que ir a ver a Recursos Humanos y esperar a que estuvieran disponibles. Muy pronto podremos resolver de manera instantánea esas dudas haciéndole esas mismas preguntas a un bot conversacional que estará integrado en WhatsApp, Microsoft Teams, Google Chat o en una app de comunicación interna como Dialenga”.
Ramón Oliver
